Ich habe mich im letzten Jahr angesichts steigender Papierberge im privaten Bereich ebenfalls mit dem Thema auseinander gesetzt und meinen alten Epson-Flachbettscanner durch einen HP Photosmart Premium (C410) mit ADF ersetzt. Lange Zeit war ich kein Fan mehr von HP wegen ihrer damaligen Verbrauchsmaterialpolitik, aber nach einem kurzzeitigen Intermezzo mit einem Lexmark Pinnacle Pro 901, der laut Spezifikation autonomes Scannen und Senden per e-mail auf dem Gerät unterstützen sollte, dies in der Praxis aber bei mir nicht tat, bin ich mit dem Multifunktionsgerät von HP sehr zufrieden.
Momentan sieht mein Workflow wie folgt aus: Über die mitgelieferte Scansoftware wurden auf dem Drucker zunächst einige Scanziele definiert, die eine grobe Vorsortierung ermöglichen (z.B. Farbe oder s/w, Simplex oder Duplex usw.). Das Starten der jeweiligen Scanjob auf dem Gerät hat den Vorteil, dass man nicht zwischen PC und per WLAN angebundenem Drucker hin und herlaufen muss, für wenige schwierige Vorlagen wird der Scan und die anschließende Optimierung vom PC aus durchgeführt. Ich habe das PDF-Format gewählt in der Hoffnung, dass dies auch in einigen Jahren noch lesbar sein wird. HP liefert den Drucker mit Readiris Pro 11 aus (aus lizenzrechtlichen Gründen nur auf der beiliegenden CD und nicht bei den Treibern aus dem Internet enthalten), das bei Auswahl des Formats "durchsuchbares PDF" das eingescannte Dokument mit einem sehr brauchbaren Ergebnis automatisch durch die OCR-Erkennung schickt. Die meisten Dokumente wandern so über ein auf dem Rechner überwachtes Verzeichnis zu Evernote (https://www.evernote.com/) und werden dort später mit Tags versehen und sortiert. Notfalls bekommt man die PDF-Dateien aus der Software auch wieder heraus, falls man doch einmal die Software wechseln muss, was leider nicht bei allen Archivierungslösungen der Fall ist, die ich mir damals angesehen hatte. Was nicht ruhigen Gewissens der Cloud anvertraut werden kann, landet auf dem heimischen NAS in einer einfachen Ordnerstruktur, wichtige PDFs zusätzlich im Truecrypt-Container (http://www.truecrypt.org/) auf einem Onlinespeicher, um so auch gleich ein off-site-Backup für den Fall eines Festplatten- oder NAS-Ausfalls zu haben.
Das funktioniert seit einigen Monaten ziemlich reibungslos, zumal Evernote auch innerhalb der PDF-Datei sucht. Noch schöner wäre allerdings ein direktes Einscannen zu Evernote / NAS ohne dass der Rechner laufen muss, aber da der Scanvorgang über die HP-Software auf dem PC läuft, klappt das leider nicht. Ich denke, dass man mit der Einschränkung leben kann.
