Hallo,
mal kurz meine Eindrücke zu ecoDMS, habe die Software mal einige Tage intensiv getestet und mir auch etliche Videos des Herstellers zu der Software angesehen.
EcoDMS ist ein DMS = Dokumenten-Management-System, eben zur Verwaltung von Dokumenten, fürs Papierarme Büro eigentlich Ideal.
EcoDMS läuft auf allen erdenklichen Plattformen und ist eine Client-Server-Installation.
Auf dem Server läuft die Datenbank und dort werden alle Dokumente verwaltet. Die Server-Installation ist bei mir eine Virtuelle Maschine unter Dockers auf einer QNap-NAS ( fertiges Dockers-Image )
Der Client ist eben die Arbeitsumgebung für alle Aufgaben.
Mein Client ist auf dem Windows-Notebook oder per Webbrowser. Die iOS-App habe ich nur kurz angetestet.
Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten, die ecoDMS zur Verwaltung von Dokumenten bietet, sind schon gewaltig, das zeigt die Ausrichtung an professionelle Nutzer.
Und das ist auch genau der Punkt, wo ich für die Privatnutzung sagen, das ist mir viel zu viel.
Nach einigen Vorarbeiten ( Ordnerstruktur und Kategorien anlegen, man kann auch fertige Datenbanktemplates nutzen, z.b. für Privatsachen ) konnte der Import meine bisherigen Dokumente losgehen.
Das funktioniert recht flüssig und schnell, aber man muss jedes Dokumente mit entsprechenden Kategorien usw. versehen, das macht es recht aufwendig und ohne dies ist das ganze Sinnlos und die Software überflüssig.
Es gibt zwar eine Automatische Kategorisierung, die hat aber in vielen Fällen bei mir versagt.
Wahrscheinlich lernt die mit der Anzahl importierter Dokumente aber immer besser.
Den Direktscan in die Software konnte ich nicht testen, das mein ScanSnap-Drucker keine TWAIN unterstützt, das geht dann nur über die Ablage des PDF in einen überwachten Ordner, wo ecoDMS die neuen Dokumente dann selber raus einliest.
Kosten:
Man kann die Software bis zu 30 Tagen im vollem umfang testet. Für den Dauerbetrieb sind dann Licensen nötig, die preislich sehr interessant sind, man zahlt nach Anzahl der gleichzeitigen Serververbindungen. Kosten dann 49,-/License = Serververbindung.
Beispiel: Smartphone, Tablet, 2 Notebooks gleichzeitig am Server angemeldet würde 4 Licensen notwendig machen.
( man kann die Anzahl jederzeit erweitern )
Fazit:
gute Software mit vielen Möglichkeiten, aber für mich im Hausgebrauch vollkommen oversized, da zu Aufwendig in der Nutzung.
Ich bleibe daher weiter bei meine bisher bewährten Ablage von PDFs in einer Ordnerstruktur und Nutzung der Windows-Suche. Das findet jedes Dokument in wenigen Sekunden.
Zudem habe ich über eine verschlüsselte Ablage in einer Online-Cloud auch von Unterwegs Zugriff auf die Dokumente, falls mal notwendig.