Hallo,
motiviert durch die Einführung des Papierlosen Büros bei und in der neuen Firmenzentrale ( gibt nur noch wenig Abteilungsdrucker für alle, alles möglichst nur noch elektronisch, usw. ) hab ich auch angefangen, das selbe zuhause zu machen.
Die unzähligen Unterlagen und etlichen Ordnern nehmen doch mittlerweile viel Platz ein und man braucht die eigentlich eh kaum noch, so das vieles davon in den Keller wandern oder direkt im Schredder verschwinden kann.
Was mich störte, was als erste man das manuelle Einscannen aller Unterlagen mit meinem vorhandenen Multifunktionsgerät ( Drucker,Scanner in einem ), das war eine absolutes NoGo, weil zu zeitaufwendig.
Zweites Problem, wie archiviere ich alles, als Formate war PDF sofort klar, weil es Plattformunabhängig ist und es kostenlose PDF-Creator gibt.
Aber wie sortiere ich das ganze dann so weg, das ich alles wiederfinde.
Ich hab mal die weit verbreitete Software ELOOffice getestet, die gefiel mir aber aus divesere Gründen nicht und ist mir für den Hausgebrauch auch zu teuer.
Für beide Probleme hab ich mittlerweile auch eine Lösung gefunden - die heisst Fujitsu ScanSnap 1500 Deluxe.
Es ist ein recht kompakter DinA4 Scanner mit Einzelblatteinzug, Duplex-Scann ( zweitseitig ), mit 600dpi in Farbe eine sehr guten Auflösung, automatischer Leerseitenentfernung und bringt auch an Software alles mit, was ich brauche.
Preis: knapp 400,- inkl Softwarepaket ( ohne Adobe Acrobat, kostet nochmal 120,- mehr, brauche ich aber nicht ). Der wurde mir empfohlen von einem Bekannte, die mehere der Gerät im Unternehmen nutzen.
Dabei ist eine Softwarepaket Rack-2-Files und das ist nicht anderes, als eine elektronischer Aktenschrank. Man legt sich einen virtuelles Archiv an ( max. 3 möglich ), pro Archiv werden dann themenweise Aktenschränke angelegt und in in den Aktenschränken stehen dann die Aktenordner inkl. Inhaltsverzeichniss. Elektroniscc das abgebildet, was man sonst im Büro stehen hat.
Was man dann nur noch macht:
- Blätter in den Scanner, einscannen lassen, benamen, ggf. nachbearbeiten und in den passenden Aktenordner einfügen. Leere Seiten ( Rückseiten von Briefen etc. ) werden automatisch entfernt, dadurch können verschiedene Dokumente automatisch getrennt werden, wenn man die in einem Rutsch durchlaufen lässt ( hab ich noch nicht ausprobiert ).
Brief aus Word kann ich per Druckertreiber auch direkt dahin verfrachten. Einzig aufwendig ist es, vorhandene PDFs zu importieren, die muss man einzeln öffnen und per Ausdruck in das Archiv schieben. Da ich aber nicht viele PDFs haben, stört mich das wenig.
Ich werde über die Karnevalstage mal anfangen, meine ganzen Gehaltsabrechnungen der letzten 20 Jahre einzuscannen... mal schauen, wie es so läuft.
Dank interner Backup-Funktion kann man das ganze Archiv auch recht einfach wegsichern, es geht aber auch auf dem Windows-Weg recht einfach, da nur ein Ordner angelegt wird, worin dann alles liegt.
Da man Dokumente zwischen den Ordner und Archiven verschieben kann, sind nachträglich Ändeurng auch kein Problem, aber man muss sich vorher Gedanken machen, wie archiviere ich was in welchen Ordnern.
OneNote: nutze ich mitlerweile gerade in der Firma sehr intensiv, zumal es recht gut in die Exchangeumgebung bei uns eingebunden ist und man schnell mal bei einer Telco Notizen machen und an alle Teilnehmer verschicken kann. Ausserdem braucht man sich nicht gross ums Speichern kümmern, das macht OneNote alleine.
Ein geniales Tool im Office-Paket, ich möchte es nicht mehr missen.