Partyplanung - hat jemand Erfahrung?

Hi,

sieht vielleicht auf den ersten Augenblick nicht so gut aus, aber frag doch mal hier nach.

diepartyinsel.de
Neue Firma mit nem gutem Chef. Der kann Dir bestimmt weiterhelfen.
:top:

Ufo

Re: Partyplanung - hat jemand Erfahrung?

Zitat

Original geschrieben von andi2511
1) Habt ihr Erfahrungen hinsichtlich der Preise, Notwendigkeit, personellen Ausstattung etc. eines Sicherheitsdienstes?

Wenn die 200-300 Gäste zum grossen Teil unter 40 Jahren sind, ist IMHO eine Security Pflicht.
Das ist heute leider notwendig.
Wie es mit Feuerwehr, Rotem Kreuz oder gar einem Arzt ist, hängt von der Location und den Aktivitäten ab.

Zitat

Original geschrieben von andi2511
2) Habt ihr Erfahrungen hinsichtlich eines Sponsoringkonzeptes, daß z.B. lokale Unternehmen Fixkosten wie die DJ-Gagen, Druckkosten, Hotelübernachtungen, PR-Kosten etc. tragen bzw. eben aus ihrem Geschäftsbereich gegen Nennung auf den Plakaten übernehmen (Hotel sponsort ein Zimmer für den DJ gegen Nennung auf dem Plakat o.ä.)?

Mit Werbung auf den Flyern und Plakaten lassen sich die Kosten fürs Drucken decken.
Es gibt Getränkestände und "Würstchenbuden" mit denen man Verträge machen kann. Du lässt sie aufs Gelände und gibst ihnen Exklusivrechte und sie müssen Dir dafür X Euro zahlen.

Zitat

Original geschrieben von andi2511
3) Lohnt es sich, einen überregional bekannten DJ als Zugpferd zu holen, oder stehen die Kosten (alles in allem in einem angefragten Fall 1000,- Euro) in keinem Verhältnis zu der durch dessen Anwesenheit steigenden Attraktivität des Events?

Einen überregional bekannten DJ für 1000,-€ :eek:
Wer ist denn da so billig?

Zitat

Original geschrieben von andi2511
4) Wie kann man Fixkosten für ein Non-Profit-Unternehmen in einem vernünftigen und einigermaßen kalkulierbaren Rahmen halten? Stichwort: Kooperationen und/oder Partnerschaften, Gesamtsponsoring etc. - hat da jemand Erfahrungen oder Ideen?

Sparkassen geben meistens recht gerne was dazu, wenn man deren Banner aufhängt (was man auch gut als Absperrung nutzen kann ;)).

Zitat

Original geschrieben von andi2511
5) Was gilt es darüberhinaus zu beachten im Rahmen einer Planung eines kommerziellen Events?

Fixverträge machen und vorher alle Kosten planen und decken.
Denkt an schlechtes Wetter und andere grosse Events am gleichen Termin.
Vetternwirtschaft konsequent unterbinden. D.h. keine 100 Freikarten an "gute Freunde" ausgeben und sowas.

Grüße SpeedTriple

Ich verdiene mein Geld zum Teil mit dem Veranstalten von Events und Partys - also bin ich dir gern behilflich.

Konkrete Fragen kannst du mir auch gern per PN stellen.

1. Bei einer Veramstaltung dieser Größe dürfte Security sehr wichtig sein - je nach Altersschnitt reicht aber eine Minimalbesetzung (1-2 Leute).

2. Sponsoren sind das A und O - wie schon erwähnt dürften erste Anlaufstellen die lokale Sparkasse und vor allem Brauereien und Autohäuser sein. Wir haben bei lokalen Events oft z.B. vorm Eingang 2-3 aktuelle Auto-Modelle eines Händlers stehen und dafür gibt es halt Geld.

Über den Plakatdruck mit mehreren lokalen Druckerein verhandeln und diese evtl. für ein (Teil)sponsoring des Plakat- / Flyerdrucks gewinnen. Dann brauch man die sonstigen Sponsoringeinnahmen nicht noch größtenteils für den Plakatdruck aufwenden.

Hotels sind auch gern genommene Sponsoren - zum einen kannst du dem Hotel bei Vergabe des Cateringauftrages entgegenkommen, dafür gibts Hotelzimmer und finanzielle Unterstützung.

3. DJ - Jein - das kommt ganz auf die Ausrichtung des Events an. Bei einem Event für die Alterklasse von 30-50 würde ich z.B. lieber eine gute Band (lokale, gute Bands sind gar nicht sooo teuer) und einen preiswerten aber guten DJ holen.
Hier wären weitere Infos für gute Ratschläge wichtig.

4. Sponsoringverträge und eine Excel-Tabelle oder ähnliches die Ein- und Ausgaben gegenüberstellt sind hier sehr hilfreich und helfen auch Kostenfallen zu entdecken und Einsparpotential zu finden. Wichtig ist es auch soviel wie möglich Angebote einzuholen und Kosten zu vergleichen.

5. Kosten wie evtl. Genehmigungen, Strom, Wasser, Gebühren, Licht, Beschallung, Reinigung (Toiletten etc.) nicht vergessen. Alles Kleinkram der sich aber enorm "läppern" kann.

Schreib mal weitere Infos zur Zielgruppe usw. - dann sind weitere Infos möglich.

Ich halte auch die Gegend, in der die Party stattfinden soll, für relativ wichtig. Wenn die Veranstaltung sowieso auf dem Land stattfindet, ist das Geld für einen "prominenten" DJ wohl nicht notwendig, da die Kids (ich denke mal, die meisten Gäste werden zwischen 17-24 Jahre alt sein) nicht sonderlich viele Alternativen haben und die Gelegenheit sicher so oder so wahrnehmen wollen.

Zum Thema Sicherheitsdienst: Ich glaube bei dieser Größe ist dieser, nach den gesetzlichen Vorgaben, nicht zwingend erforderlich, sinnvoll ist er aber auf jeden Fall.

Auf Grund der Größe des Events hängt die Länge der Planungsphase natürlich auch davon ab wie intensiv sich die Beteiligten bei der Planung engagieren, aber ich denke mal auf Grund von Angelegenheiten wie Terminsuche, Sponsorensuche, Genehmigungen usw solltet ihr mindestens 3-4 Monate Planungsphase einplanen. Dabei Stichtage setzen an denen bestimmte Sachen geklärt sein müssen - die ganze Orga nützt nix wenn man den DJ erst zuletzt sucht und der dann nicht kann.

Wenn du auf ein etwas gehobeneres Niveau setzt, erleichtert das sicherlich das Securityproblem - ganz drauf verzichten würde ich aber auf keinen Fall. Denn im Endeffekt haftet immer der Veranstalter.

Wie gesagt für weitere Fragen stehe ich gern zur Verfügung.