Wie lange dürfen Unternehmen Unterlagen von Bewerbern aufheben?

Eine 100%ig rechtlich saubere Antwort gibt es auf die Frage nicht. Allgemein geht man davon aus, dass Unterlagen von Bewerbern nach spätestens 4-6 Monaten zu löschen sind.

Hi

normalerweise wird das zurückgesandt, oder die Unterlagen verstauben in irgendeiner Ecke. Eine Pflicht zur Aufbewahrung ist mir nicht bekannt.

Aber man wird sich nach 2,5 Jahren wohl kaum an einen einzelnen Bewerber erinnern, und falls doch macht sich wohl niemand die Mühe, diesen Kandidaten aus dem großen Stapel herauszusuchen.

Aber die Existenz der alten Unterlagen ist doch eigentlich auch unproblematisch, es sei denn, die weichen im Zeitraum vor der ersten Bewerbung inhaltlich erheblich voneinander ab.....

Gruß

HHFD

Zitat

Original geschrieben von ElChefe
Eine 100%ig rechtlich saubere Antwort gibt es auf die Frage nicht. Allgemein geht man davon aus, dass Unterlagen von Bewerbern nach spätestens 4-6 Monaten zu löschen sind.

Spätestens! Üblicherweise gilt die Faustregel 3 Monate.

Zur Abwehrung von AGG-Ansprüchen dürfen Unterlagen aufbewahrt werden und selbige sind innerhalb von ca. 2 Monaten (zzgl. ggf. Fristverlängerung, § 21 Abs.5 AGG bzw. § 224 ZPO) zu stellen. Somit ist nach h.M. maximal nach 3 Monaten Schicht im Schacht.

Datenschutz interessiert in der Praxis aber keinen. Es ist damit in jedem Fall davon auszugehen, dass das Unternehmen weiß, dass er sich schon einmal beworben hat. Ob es den Ablehnungsgrund noch weiß, wird außer den Verantwortlichen dort keiner beantworten können. Wissen dürfen eigentlich nein.

Worauf basiert denn die Pflicht zur Vernichtung von Bewerbungsunterlagen und das sogar noch in einem bestimmten, kurzfristigen Rahmen? Daß bestimmte Ansprüche binnen zwei Monaten geltend gemacht werden müssen lässt doch nicht den Schluss zu, daß kurz danach alle Unterlagen vernichtet werden müssen. Zudem müsste das dann ja auch für die selbst erstellten Unterlagen zu Bewerbern und dem Einstellungsverfahren gelöscht werden, denn sonst bleiben ja wichtige Fakten und Erkenntnise zu abgelehnten Bewerbern weiterhin verfügbar. Aber eigene Akten vernichten muss ja niemand.

Aber eigentlich ist selbst das gleichgültig. Zum einen kann man ja niemanden persönlich zum Vergessen zwingen und Personaler und Abteiltungsleiter behalten eben manche Kandidaten länger im Kopf als andere. Zudem sind Erinnerung, Akten und damalige Ablehnung ja kein Grund, um sich gar nicht erst nochmal zu bewerben. Die neue Situation ist eine andere, die Personen sind's zum Teil, vielleicht würde man in einer Neuauflage des damaligen Einstellungsverfahrens ja sogar anders entscheiden.

Zitat

Original geschrieben von drueckerdruecker
Worauf basiert denn die Pflicht zur Vernichtung von Bewerbungsunterlagen und das sogar noch in einem bestimmten, kurzfristigen Rahmen?

Unter anderem auf § 3a BDSG. Aber der ist ja wie gesagt eh ein zahnloser Tiger.

Hi

vernichten ist aber auch keine saubere Lösung.

Denn es handelt sich um Eigentum des Bewerbers und sollte auf Kosten und Verlangen des Bewerbers zurückgesandt werden können.

Dies ist nach einer Vernichtung nicht mehr möglich.

Daher dürfte man auf der sicheren Seite liegen, wenn man die Unterlagen archiviert.

Gruß

HHFD

Bei einer Initiativbewerbung handelt es sich aber nicht mehr um das Eigentum des Bewerbers Viele AGs erwarten heutzutage auch eine elektronische Berwerbung, da diese sich im Unternehmen besser weiterverwerten lassen (Weitergabe an die entsprechenden Fachabteilungen). Das ist ja letztendlich auch im Sinne des Bewerbers.

Zum eigentlichen Thema:
Ich würde mich einfach bewerben ohne groß darüber nachzugrübeln. Auch wenn die Unterlagen vernichtet sind, heißt das nicht das ein damals invoolvierter Mitarbeiter sich doch daran noch erinnern kann. Und umgekehrt ist es genauso möglich, das die entsprechenden Bearbeiter im Personal und sonstwo schon gar nicht mehr da sind. Möglichkeiten gibt es viele und nur Versuch macht Kluch

Viel Glück!
Kai

Re: Wie lange dürfen Unternehmen Unterlagen von Bewerbern aufheben?

Zitat

Original geschrieben von LordExcalibur

Die Frage ist nun wie man damit als klügsten umgeht.

Nochmal bewerben!
Das zeigt nicht nur u.a. Interesse am Unternehmen sondern auch Kampfgeist.Der mögliche zukünftige Mitarbeiter gibt auch nach Rückschlägen nicht auf......

Zitat

Original geschrieben von LordExcalibur
Er weiß nicht aus welchem Grund er nicht eingestellt wurde. Vermutlich hat irgendetwas nicht gepasst, da die Stelle noch eine längere Zeit ausgeschrieben war. Ich und er auch sind der Meinung, dass sein Profil eigentlich ganz gut auf die Stelle passt.

Dann würde ich mir an seiner Stelle Gedanken zum Vorstellungsgespräch machen.
Dafür kann man sich immer prima vorbereiten und man kann es auch üben!

P.S:
Was soll den passieren?
Er bekommt eine schriftliche Absage und das wars.
Wer nicht wagt,der nicht gewinnt und wird auch niemals wissen wie es hätte ausgehen können.

P.P.S:
Nicht nur die Frage ist etwas seltsam,sondern die komplette Einstellung dazu.
Was würde er sagen,wenn er im VG gefragt wird,ob er sich schon einmal beworben hat?
"Das weiß ich nicht mehr...."?

Zitat

Original geschrieben von HHFD
Daher dürfte man auf der sicheren Seite liegen, wenn man die Unterlagen archiviert.

"Dürfte" ist immer ein untrügliches Zeichen dafür, dass jemand vollkommen ins Blaue hinein spekuliert und keinerlei Wissen dahinter steht.

Wie viele Paragraphen brauchst du denn noch? Archivieren ist illegal. Zumindest wenn es den gesetzlichen erlaubten Zeitraum überschreitet, s.o. Also weg damit. Entweder vernichten oder auch zurückschicken, wenn die Unterlagen durch das Unternehmen ausdrücklich angefordert wurden und nicht ohne Aufforderung zugeschickt wurden.

Zitat

Original geschrieben von handyman1981
Was würde er sagen,wenn er im VG gefragt wird,ob er sich schon einmal beworben hat?
"Das weiß ich nicht mehr...."?

Wenn er dazu befragt wird, dann sollte er tunlichst ehrlich bleiben. Denn er weiß nicht, was die Gegenseite noch weiß und einer Lüge überführt zu werden ist nicht sachdienlich für den weiteren Gesprächsverlauf. Aber ehrlich sein ist doch auch nicht schlimm. Aus vorgenannten Gründen kann man sich da sehr gut eine Rechtfertigung zusammen basteln, das ist nichts Nachteiliges.
Wenn er nicht dazu befragt wird, dann sagt er auch nichts dazu. Ist doch ganz einfach.