Das "Papierarme Büro"

Moin
ja, der Stempel ist ein wenig Overkill, wie ich gerade so merke...wenn man es konsequent macht, bleibt auch nicht viel im geschäftlichen Bereich erhalten. Die meisten Rechnungen kommen als pdf, und die, die nicht als pdf kommen, müssen eigentlich auch nicht aufgehoben werden.
Bislang hatte ich genau ein Versicherungsdokument, welches den Stempel bekommen hat. Wenn ich wirklich die alten Ordner angehe, kommen natürlich einige dazu...
Grüße
Der Dingens

Ich sehe den Sinn des Stempels ehrlich gesagt nur bei ziemlich grossen Dokumentenmengen.

Mit einer ordentlichen und eindeutigen Benamung suche ich bei mir PDFs einfach per Windows-Suche innerhalb weniger Sekunden ( und ich habe nicht mal die Laufwerke indiziert )

Ja, das ist eh klar, die Bestempelung dient ja nur dazu, das analoge Dokument zu finden, wenn man das digitale schon gefunden hat.
Drei Dokumente haben es aus den ersten Monaten von 2016 in den Ordner mit Paginierstempel geschafft.
Grüße
Der Dingens

Moin
ich denke dabei immer an Dritte, die im Zweifelsfall das auch alles finden müssen, wenn man selbst nicht mehr kann.
Da ist so eine Nummer und ein einziger Ablageort sicher von Vorteil.
An meine alten Dokumente muss ich noch ran...aber der SnapScan macht so viel Spaß, dass das sicher auch bald kommt.
Danke
Der Dingens

Hallo

das ist auch mein Gedanke bei der Aktion, was macht meine Freundin, wenn mir was zustösst. Wo findet Sie alle Unterlagen für Krankenversicherung usw.

Daher haben wir das ganze immer zusammen beschlossen, sie kennt die komplette Dateiablage und weiss wo alle Originale liegen.

Noch schlimmer ist, was ist, wenn ein unbeteiligter Dritter da ran muss - ich denke da z.b. an meine Mutter. Sie kann mit elektronischen Unterlagen nichts anfangen, weiss aber das die Originale im Bankschliessfach liegen und sie hat auch den Schlüssel sowie Zugriffsberechtigung darauf.

Ich habe mich aus den Gründen auch für eine möglichst einfache Dateiablage entschieden und alles nur in einem übersichtlichen Verzeichnissbaum abgelegt und bewusst auf eine zusätzliche Software verzichtet.
Die Kopie der Dateien liegt deswegen auch im Bankschliessfach auf Festplatte, die tausche ich in unregelmässigen Abständen aus um die aktuell zu halten. Dazu liegt eben noch im Ordner mit den Originalen eine Beschreibung der Dateiablage.
Dann sollte auch einer alles finden, der mit einem Computer umgehen kann.

Zitat

Original geschrieben von frank_aus_wedau
So handhabe ich das auch. Nur legen die Doppel (bisher) nicht im Bankschließfach, sondern in der Family verteilt. Da bin ich ohnehin öfter, so dass ich mir regelmäßige Besuche in der Bank erspare.

So oft fahre ich auch nicht zur Bank, 1 mal im Monat, eher seltenere. Dann kommen neue Originale in den Ordner im Schlissfach und ich tausche die Festplatte mit aktuellen Sicherungsdaten aus.

Nutzt einer von euch ecoDMS ?
An sich ja eine nette Dokumentenverwaltung, aber was ich bisher beim testen so mitbekommen, ist das für den Hausgebrauch viel zu aufwendig, die Dokumente zu kategorisieren usw.

Hallo,

mal kurz meine Eindrücke zu ecoDMS, habe die Software mal einige Tage intensiv getestet und mir auch etliche Videos des Herstellers zu der Software angesehen.

EcoDMS ist ein DMS = Dokumenten-Management-System, eben zur Verwaltung von Dokumenten, fürs Papierarme Büro eigentlich Ideal.
EcoDMS läuft auf allen erdenklichen Plattformen und ist eine Client-Server-Installation.

Auf dem Server läuft die Datenbank und dort werden alle Dokumente verwaltet. Die Server-Installation ist bei mir eine Virtuelle Maschine unter Dockers auf einer QNap-NAS ( fertiges Dockers-Image )

Der Client ist eben die Arbeitsumgebung für alle Aufgaben.
Mein Client ist auf dem Windows-Notebook oder per Webbrowser. Die iOS-App habe ich nur kurz angetestet.

Der Funktionsumfang und die Möglichkeiten, die ecoDMS zur Verwaltung von Dokumenten bietet, sind schon gewaltig, das zeigt die Ausrichtung an professionelle Nutzer.
Und das ist auch genau der Punkt, wo ich für die Privatnutzung sagen, das ist mir viel zu viel.

Nach einigen Vorarbeiten ( Ordnerstruktur und Kategorien anlegen, man kann auch fertige Datenbanktemplates nutzen, z.b. für Privatsachen ) konnte der Import meine bisherigen Dokumente losgehen.
Das funktioniert recht flüssig und schnell, aber man muss jedes Dokumente mit entsprechenden Kategorien usw. versehen, das macht es recht aufwendig und ohne dies ist das ganze Sinnlos und die Software überflüssig.
Es gibt zwar eine Automatische Kategorisierung, die hat aber in vielen Fällen bei mir versagt.
Wahrscheinlich lernt die mit der Anzahl importierter Dokumente aber immer besser.

Den Direktscan in die Software konnte ich nicht testen, das mein ScanSnap-Drucker keine TWAIN unterstützt, das geht dann nur über die Ablage des PDF in einen überwachten Ordner, wo ecoDMS die neuen Dokumente dann selber raus einliest.

Kosten:
Man kann die Software bis zu 30 Tagen im vollem umfang testet. Für den Dauerbetrieb sind dann Licensen nötig, die preislich sehr interessant sind, man zahlt nach Anzahl der gleichzeitigen Serververbindungen. Kosten dann 49,-/License = Serververbindung.
Beispiel: Smartphone, Tablet, 2 Notebooks gleichzeitig am Server angemeldet würde 4 Licensen notwendig machen.
( man kann die Anzahl jederzeit erweitern )

Fazit:

gute Software mit vielen Möglichkeiten, aber für mich im Hausgebrauch vollkommen oversized, da zu Aufwendig in der Nutzung.
Ich bleibe daher weiter bei meine bisher bewährten Ablage von PDFs in einer Ordnerstruktur und Nutzung der Windows-Suche. Das findet jedes Dokument in wenigen Sekunden.
Zudem habe ich über eine verschlüsselte Ablage in einer Online-Cloud auch von Unterwegs Zugriff auf die Dokumente, falls mal notwendig.