Das "Papierarme Büro"

Zitat

Original geschrieben von system02
Ich klinke mich hier mal mit ein:

Ich suche eine praktikable, also keine "Bastellösung" mit der ich PDF kennzeichen (Anmerkungen, Formeln ergänzen usw.) kann und diese hinterher auch inklusive dieser Anmerkungen wieder als PDF speichern kann. Die PDF-Dateien sollen dann inkl. der Anmerkungen, Notizen usw. hinterher mit jedem Gerät das PDF-Dateien unterstüzt, lesbar sein.
...

Ich denke, dass der PDF-XChange-Viewer diese Anforderungen erfüllen müsste - wahrscheinlich sogar noch in der kostenlosen Variante. Den nutze ich auf meinem Tablet auch und kann nach Lust und Laune in den PDFs herummalen und sie dann incl. Änderungen wieder abspeichern - sogar so, dass ich die Änderungen wieder entfernen kann (muss man aber drauf achten, weil auch andere Lösungen existieren).

Auch für geschützte PDFs existieren simple Möglichkeiten (sofern kein Verstoß gegen das Urheberrecht), die danach natürlich in den Metadaten als Bastelwerk erkennbar sind. Die einfachste Lösung ist das "Abfotografieren" der Seiten mit geeigneter SW und anschließender Speicherung als PDF-Bild (entspricht dem manuellen Kopieren im Fotokopierer).

Letzteres Format ist ganz allgemein mein Archivierungsformat, weil ich dann unabhängig von (ggf. zu implementierenden) Schriftarten bin. Das so archivierte Exemplar gleicht dem Original wie ein Ei dem anderen, während die Darstellung von PDFs im Textformat oft abhängig von den auf dem Anzeigegerät installierten Schriftarten ist. Auch die Zukunftssicherheit dürfte so am Besten gewahrt sein, weil sich diese PDFs problemlos in TiFFs konvertieren lassen, sofern das PDF-Format (wider Erwarten) einmal auslaufen sollte

MRC-Komprimierung

Gestern war ich (wieder mal) auf das Thema gestoßen, selbst erstellte (im Wesentlichen eingescante) pdf-Dateien per mrc-Kompriemierung zu verkleinern.

Entgegen der allgemeinen Darstellung bringt das bei mir keinerlei Gewinn bei der Dateigröße, weil ich auch bisher schon komprimiert hatte (mittels jpg). Diese jpg-Komprimierung läuft bei PaperPort unter dem Begriff "Hohe Qualität". Wenn ich die Dokumente als mrc-pdf-Bild abspeichere, muss ich die Qualitätsstufe auf "Höchste Qualiät" heraufsetzen (um jpg zu deaktivieren), wenn ich ein halbwegs gescheites Ergebnis haben möchte. Die Dateigöße liegt dann aber wieder im jpg-Bereich.

Der klare Vorteil der mrc-Komprimierung liegt bei Dokumenten, die größere (weitgehend) einfarbige Bereiche aufweisen, wie das etwa bei Schriftstücken in allen Farbvarianten der Fall ist. Bei jpg bilden sich dann um in diese einfarbigen Flächen eingebettete Objekte (wie etwa Buchstaben) deutlich sichtbare Artefakte. Die Linienführung von Buchstaben ist dann nicht mehr klar, sondern es bildet sich eine Art "Wulst". Bearbeitet man das (Bild-)Dokument dann erneut, wird der Wulst immer störendender und führt bei kleinem Schrifbild ungünstigstenfalls zur Unleserlichkeit.

Bei der Archivierung vermeide ich grundsätzlich spezielle Verfahren, um die Kompatibilität/Zukunftssicherheit zu gewährleisten. Ausnahmen mache ich bisher beim PDF-Format (statt tiff) und der jpg-Komprimierung, weil ich sie inzwischen für ausreichend verbreitet und auch bestandsgesichert halte.

Aber was ist mit MRC?

Vor Jahren noch konnten viele PDF-Reader (so etwa der des iPad) Dokumente mit mrc-Komprimierung nicht darstellen - was für mich natürlich ein k.o.-Kriterium war, weil meine Dokumente auf jedem gebräuchlichen Gerät darstellbar sein sollen.

Wie sieht das heute aus? Gibt es irgendwo noch Schwierigkeiten bei der Darstellung mrc-komprimierter PDFs?

Welche Erfahrungen habt ihr?

Ich möchte an dieser Stelle noch einmal auf ein "Meta-Tool" hinweisen, welches verschiedene Einzeltools in einer ausfühbaren Übersicht zusammenfasst. Diese Sammlung erlaubt mit ein wenig Übung fast jede Aufgabe, die ansonsten nur mit kostpieliger Anwendersoftware zu realisieren ist.

Zwar überschneiden sich die Funktionen teilweise und es sind auch nicht alle Möglichkeiten enthalten, allerdings ist mir keine ähnliche Software bekannt, welche eine auch nur annähernd potente Tool-Sammlung in sich vereint.

Das Tool heißt: PDFill und hat aus meiner Sicht den entscheidenden Vorteil, dass es nicht Funktionen vorgibt, die beim anklicken lediglich auf eine kostenpflichtige Ergänzung verweisen.

Ich nutze es seit Jahren und aus meiner Sicht hat es sich bestens bewährt.

In diesem Sinne

Frankie

Ich nutze die Windows-Ordnerstruktur (Ordnerbaum), weil ich es von jeher so gewohnt bin und bisher zuverlässig alles wiedergefunden habe. Teilt man alles klassisch in Sachgebiete, Teilgebiete und Vorgänge auf, sollte bei Bedarf alles zu finden sein. Persönlich brauche ich nicht einmal die Windows Suchfunktion, über die auch die Inhalte der archivierten Dokumente in die Suche einbezogen werden. PaperPort kann m.W. auch nicht mehr - hat aber eine vom Windows-Explorer leicht abweichende Bedienung, an die ich mich nicht recht gewöhnen mag.

Echte Dokumentenmanagementsysteme packen oft alle Dokumente in einen Pool und arbeiten mit Schlagwörtern und Volltextsuche. Damit kann ich wenig anfangen, andere möchten dieses System nie mehr missen.

Letztlich sollte jeder die Struktur wählen, die er vom "wahren" Leben gewohnt ist und sich ein so arbeitendes Managementsystem suchen. Ich habe einfach Glück, weil meines gleich in Windows integriert ist.