Das "Papierarme Büro"

    Zitat

    Original geschrieben von harlekyn
    Vollkommen richtig. Wichtig ist mMn, dass man die Dokumente so sortiert, dass man sich selbst auch darin zurechtfindet. Gleichzeitig sollte das System nicht zu komplex sein.


    Klar, es ist letztlich immer ein praktikabler Kompromiss zwischen Anzahl der Verzeichnisebenen und Dokumente je Ordner zu finden. Wenn man so viele Verzeichnisebenen macht, dass am Ende in jedem Verzeichnis nur noch drei Dokumente liegen, dann ist das auch nicht optimal, weil viel zu "zerfranst" und unübersichtlich.



    Nutzt du, um ggf. mal innerhalb eines Ordner chronologisch zu sortieren, das Erstellungs- oder Änderungsdatum der Datei? Wenn das Datum ganz hinten im Dateinamen steht, kann man danach überhaupt nicht mehr sortieren. Ich würde das dritte Attribut ("USB-Hub", "DVDs", "Änderung-Versicherung") eher ganz nach hinten stellen, weil es das speziellste Attribut des Dokumentes ist (und so das vierte Attribut ("Computer-Hardware", "Hobby-Freizeit") sogar fast schon überflüssig macht). Also die Sortierung der verschiedenen Attribute von links nach rechts von "sehr allgemein" nach "sehr speziell", damit sich beim Sortieren der Spalte möglichst sinnvolle Gruppierungen ergeben. Wo man das Datum hinsetzt, hängt wohl vor allem davon ab, wie häufig man sich daran bei der Suche im Ordner orientiert. Will man alle Rechnungen chronologisch haben, oder alle Amazon-Rechnungen, oder alle Amazon-Rechnungen aus dem Bereich Computer-Hardware.

    Zitat

    Original geschrieben von BornToRun
    Nutzt du, um ggf. mal innerhalb eines Ordner chronologisch zu sortieren, das Erstellungs- oder Änderungsdatum der Datei? Wenn das Datum ganz hinten im Dateinamen steht, kann man danach überhaupt nicht mehr sortieren.


    Das Datum entspricht dem Rechnungs- oder Briefdatum.


    Sortierung brauche ich nicht, soviele Dokumente liegen nicht in den Ordner, die kann ich mit einem Blick überschauen.

    Hallo, vor allem sollte man allgemein aufpassen, dass der Verwaltungsaufwand nicht höher wird als der Nutzen. :)


    Immerhin muss alles manuell betitelt und einsortiert werden. Das muss zügig gehen. Denn DAS ist die größte Mühe. Sachen hinterher zu finden ist nicht das Problem (bei mir im Privathaushalt).


    So muss bei mir gar nicht alles mehr per Volltext durchsuchbar sein, sondern nur da, wo es Sinn macht, beispielsweise bei den Kontoauszügen. Bei Rechnungen von Versicherungen dagegen brauche ich das nicht.


    Und in der Ordnerstruktur hat jedes "Sachelement" jeweils Jahresunterordner. Reicht völlig. Fur mich. ;)


    Und ich finde alles schnell wieder. Lohnt sich auch unterwegs vom Smartphone: "Was wir an Strom pro Jahr verbrauchen und zahlen?" - dauert nicht lang... :) Und jetzt nach 6 Jahren merkt man die Vorteile immer mehr.

    Mit Grüßen ...

    Solche Ordnerstruktur habe ich auch.


    Im Gegensatz zu Anderen hier unterteile ich aber zuerst nach Sachgebieten und dann ggf. nach Jahren - wenn überhaupt.


    Nehmen wir das Beispiel Versicherung, davon als Beispiel das Boot. Hier habe ich Haftpflicht und Vollkasko bei verschiedenen Geselltachaften. Ergo: Zwei unterordner im Ordner Boot. Das war es dann aber auch.


    Sämtliche Vertragsunterlagen, die die Kasko betreffen, kommen in eine PDF-Datei, wie ich auch in allen anderen Angelegenheiten zusammengehörige Unterlagen in eine PDF packe. Im Einzelfall kann eine einzige PDF auch mal 1.000 oder 2.000 Seiten haben. Sonstige Dokumente wie etwa Rechnungen, Formulare, Prospekte etc. laufen im selben Unterordner in einer gesonderten PDF.


    Suche ich dann irgendetwas, das den Gegenstand XYZ betrifft, lade ich die PDF und kann mit der Sufu des Readers nach dem Gewünschten suchen. Eine Volltextsuche über viele gesonderte Dateien erübrigt sich damit - jedenfalls habe so etwas noch nie genutzt und nie vermisst.

    Wir hatten das Thema schon mal. Ich halte diese "PDF-Container", die Unmengen von Einzeldokumenten zusammenfassen, mit einer Gesamtseitenanzahl im vierstelligen Bereich und mit Dateigrößen von 200 MB und mehr nach wie vor für fürchterlich unflexibel zu handhabende Ungetüme. Und "Herzlichen Glückwunsch!", falls einem aus irgendwelchen Gründen eine solche Datei doch mal kaputt gehen sollte. :eek:


    Wenn der Inhalt eines solchen PDFs sachlich schon so weit eingegrenzt ist, dann braucht man innerhalb der Datei m. E. auch kaum noch eine Volltextsuche. Wonach will man dann noch sinnvoll suchen? Nach dem Wort "Rechnung", um auf der Suche nach einer bestimmten Rechnung erst sämtliche im PDF vorhandenen Rechnungen anhand der Trefferliste "abzuklappern", oder nach dem Wort "Telefon", um etwa die Telefonnummer eines Ansprechpartners wiederzufinden, mit dem man es mal zu tun gehabt hat? :confused:

    Zitat

    Original geschrieben von BornToRun
    Wir hatten das Thema schon mal. Ich halte diese "PDF-Container", die Unmengen von Einzeldokumenten zusammenfassen, mit einer Gesamtseitenanzahl im vierstelligen Bereich und mit Dateigrößen von 200 MB und mehr nach wie vor für fürchterlich unflexibel zu handhabende Ungetüme. Und "Herzlichen Glückwunsch!", falls einem aus irgendwelchen Gründen eine solche Datei doch mal kaputt gehen sollte. :eek:


    Finde ich auch für die meisten Sachen unpraktisch.


    O.k., ich habe das für mache Sachen auch gemacht, aber nur dort, wo es Sinn macht, nämlich bei meinen alten Gehaltsabrechnungen, die ich alles eingescannt habe.
    Da sind komplette Jahrgänge in einer PDF zusammengefasst.


    Aber das wars dann auch schon. Ich komme dann aber auch nur auf Dateigrössen von max 50 MB, eher sogar deutlich drunter und die sind von der Nutzung noch gut zu handhaben. Trotz Farbscan mit 600pdi kann ich die am Notebook problemlos durchscrollen.


    Nutzung unterwegs am Handy und Co: habe ich derzeit keinen Bedarf zu und ist mir auch aus Datenschutzgründen eine Grauen.



    Am Ende muss jeder die Ordernstruktur, Organisations usw. selber für sich so machen, wie er damit am besten leben und arbeiten kann. Ich habe keine riesiges Aufkommen an Schriftverkehr, das ist professionelle Systeme und Lösungen dafür brauche, ich will einfach nur den Schrank mit Aktenordner leer bekommen.


    Ich komme mit meiner Strukur super zurecht, wenn ich mal die Rechnung meines Handy von 2013 suche, dauert das keine 10 sec. mit einem normalen Dateibrowser, so schnell hab ich nicht mal eine Dokumentenverwaltung gestartet und die Suchfunktion aufgerufen.
    ( 7 sec. - habs gerade probiert - inkl. Starten von Totalcommander, PaperPort Pro brauch genauso lange zum starten alleine )

    Moin
    jau, sehe ich ähnlich. Ich habe es jetzt nach zunächst nach groben Typ: Rechnungen, Finanzen, etc. und darunter dann nach Jahren einsortiert. Sieht für mich gut aus, ich finde alles per Dateibrowser, zur Not auch mit der Windowssuche dank durchsuchbaren pdfs.
    Danke an alle für Eure Denkanstöße und Ideen hier im Thread.
    Grüße
    Der Dingens

    Zitat

    Original geschrieben von Vodafoenie
    O.k., ich habe das für mache Sachen auch gemacht, aber nur dort, wo es Sinn macht, nämlich bei meinen alten Gehaltsabrechnungen, die ich alles eingescannt habe.
    Da sind komplette Jahrgänge in einer PDF zusammengefasst.


    Wenn man ausschließlich Belege eines einzigen "Typs" jahrweise chronologisch ablegt, kann ich mir das sogar noch vorstellen. Dann ist es letztlich auch nicht anders, als ob man die Belege ansonsten in der Kontoauszugmappe abheftet und ggf. mal eine bestimmte Buchung wiederfinden muss (dann macht die Suche innerhalb des PDF-Viewers sogar wirklich Sinn). Aber ganze Sachgebiete (Rechnungen, Verträge, Gutachten, sonstiger Schriftwechsel, etc. pp.) in einem PDF zusammenzufassen, wäre für mich der blanke Horror. Allein schon, wenn man nur mal ein einzelnes Dokument ausdrucken möchte, geht das große Scrollen und Suchen los, und dann kommt man irgendwann zu der Erkenntnis, dass man Seite 1.711 - 1.713 ausdrucken muss. Oder wenn man mal aus irgendeinem Grund ein einzelnes Dokument aus dem PDF herauslösen möchte, muss man sich eines entsprechenden Druckertreibers bedienen, um das Dokument in ein separates PDF zu "drucken".

    Zitat

    Original geschrieben von Vodafoenie
    ... Trotz Farbscan mit 600pdi kann ich die am Notebook problemlos durchscrollen.
    ...


    Das sind Perlen vor die Säue ... aber so was von!


    Gewöhnliche Scans von Dokumenten in Farbe oder gestufter SW-Darstellung sind mit 300 Dpi wirklich ausreichend für nahezu alle Belange. Lediglich in Einzelfällen kann sich eine höhere Auflösung anbieten. Ein 300 Dpi-Scan hat nur etwa 1/4 bis 1/3 der Größe eines Scans mit 600 Dpi.


    Lediglich in reiner (kontraststarker) SW-Darstellung (95% meiner Scans) nutze ich 600 Dpi, weil sonst dünne Linien verschwinden können. Dennoch sind die entstehenden Dateien mit im Schnitt 30 kB/Seite konkurrenzlos klein.



    Zitat

    Original geschrieben von BornToRun
    ... Oder wenn man mal aus irgendeinem Grund ein einzelnes Dokument aus dem PDF herauslösen möchte, muss man sich eines entsprechenden Druckertreibers bedienen, um das Dokument in ein separates PDF zu "drucken".


    Das kann ich nicht bestätigen und trifft möglicherweise (nur) auf den Acrobat Reader zu. Mit dem PP Image-Viewer und auch anderen Betrachtern lassen sich einzelne Seiten per Copy und Paste als Einseitendatei speichern. Sucht man ein einzelnes Dokument lässt sich über die SuFu des Readers mit dem passenden Suchbegriff (etwa das Datum, eine Seitenzahl o.ä. gleich dorthin springen.


    Mit dem PP-Viewer (und einigen anderen) lassen sich PDFs zudem beliebig zerlegen und neu zusammenstellen.


    Aber auch wie sonst im Leben: Hier wird jeder im Laufe der Zeit sein System entwickeln, welches auf ihn zugeschnitten ist. Hier im Thread sollen im Wesentlichen die existierenden Möglichkeiten aufgezeigt werden, die man erst einmal kennen muss, bevor man sie für die eigenen Bedürfnisse testen kann.


    Infos im Netz sind zwar reichlich vorhanden, aber selten so konzentriert, dass sich daraus eine eigene Lösung ableiten lässt. Aus dem über Suchmaschinen gefundenen Gemenge die für ein papierarmes Büro brauchbaren Infos herauszusuchen, hatte mich anfangs echt Zeit und Nerven gekostet.


    Der Aufwand hat sich aber gelohnt und ich habe meinen Weg gefunden. Das gleiche hoffe ich für Euch ... und zudem, dass dieser Thread die Sache für Euch ein wenig erleichtert. :)


    Gut's Nächtle aus Wedau

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