Das "Papierarme Büro"

Hallo,

ich bin davon abgegangen, durchsuchbare PDF anzulegen. Ich geben jedem gescannten Dokumente einen eindeutigen Namen und ordne den dann in entsprechende Ordnerstrukturen ein, unterteil jeweils noch nach Jahreszahl und gut ist. Sollte ich wirklich mal ein Dokument benötigen, dann finde ich das auch so sehr schnell, ohne Indexierung unter Windows ( die bei mir eh abgeschaltet ist ) und ohne Volltextsuche in Dokumenten.

PaperPort ist ganz nett, habs mit Omnipage Ultimate für kleines Geld im Paket bekommen, aber für mehr als eine Oberfläsche, in der alle Dokumente als Icon der ersten seite, wird das bei mri nicht benutzt.
Leider kann ich auch kein Omnopage nutzen, da meine Scanner keine Twain-Unterstützung hat und ich somit auf die Scannersofter des Hersteller angewiesen bin, die aber auf Wunsch auch durchsuchbare PDFs erstellen könnte.

Meine Dokumente in der Cloud: never - ich brauch die nicht unterwegs und wenn doch, hab ich ein Kopie auf dem Notebook, das Datenvolumen ist noch lange überschaubar.
Alles andere ist auf verschlüsselten Festplatten zuhause bzw. extern als Sicherung gelagert.

Moin
ich glaube ich habe es jetzt: Omnipage Ultimate. Da ist ein schönes Launchpad dabei, welches die Scannerei sehr vereinfacht. Und es bringt der Windows Suche bei, wie man pdf Dateien richtig einliest und wieder findet. Das ist der Grund, warum es nach der Installation nicht mehr geklappt hat. Habe es jetzt nochmal neu installiert und gut ist. Paperport hat auch nicht alles gefunden, was ich gesucht habe. Wenn jetzt noch die Indizierung abgeschlossen ist, dann sollte alles gut sein.

Im Moment habe ich die Dokumente analog zu meinen Ordnern in der Dropbox, als durchsuchbare pdf Dateien. das ist schon mal nicht schlecht, aber birgt natürlich das Problem: Wohin kommt das Dokument? In den Rechnungen Technik Ordner? Oder in den Ordner Ausgaben Firma?
Da würde dann wohl nur eine Datenbank helfen...
Grüße
Der Dingens

Ich bin da auch noch in der Findungsphase, aber ich moechte mich auf keinen Fall von einer bestimmten Software abhaengig machen. Das macht das Tagging etwas schwieriger, der einzige Platz fuer Zusatzinformationen ist der Dateiname.

Mein Plan sieht vor, die Dokumente zeitlich sortiert abzulegen, und dann nach Vertragspartner bzw. Kontakt. Alle weiteren Tags kommen als Stichworte in den Dateinamen.

Also beispielsweise: /Dokumente/T-Mobile/2014/2014y01m10d T-Mobile Vertrag Mobilfunk.pdf

Den Zeitstempel werde ich auch in den Dateinamen packen. Das Muster mit y m d beim Datum hat zur Folge, dass ich auch bequem alle Dokumente eines Jahres oder Monats finden kann, ohne ist z.B. 20120104 nicht eindeutig.

Nach Bedarf kann auch unterhalb des Vertragspartners nochmal weiter unterteilt werden, z.B. zeitlich und/oder thematisch.

Hallo, üblicherweise verwendet man ja yyyy-mm-dd. Das.ist ja auch eindeutig. Beim Suchen ggfs. den Bindestrich mitverwenden

Ich veverwende auch Ordner für die Jahren Übersichtlich, wenig scrollen und oft sympathischer als Suchdurchfüuhrung...

Zitat

Original geschrieben von rajenske
Hallo, üblicherweise verwendet man ja yyyy-mm-dd. Das.ist ja auch eindeutig. Beim Suchen ggfs. den Bindestrich mitverwenden.

Ich weiss, normalerweise bevorzuge ich einfach nur yyyymmdd. Aber das setzt ein Verstaendnis der Semantik voraus, die ein "dummes" Dateisystem beim Dateinamen nicht hat.

Nehmen wir als Beispiel mal den 12. November 2010: 20101112, 2010-11-12 oder 2010y11m12d.
Ausserdem haben wir auch noch was am 11. Dezember 2010: 20101211, 2010-12-11, 2010y12m11d.

Nun suche ich nach Dokumenten vom 11. eines Monats; den Monat weiss ich nicht mehr. Bei der ersten Variante laesst sich der Tag nicht eindeutig identifizieren. Bei der Zweiten suche ich nach "-11", treffe damit aber auch alle Dokumente vom November; ich muesste also "-11-" nochmal ausschliessen. Bei der dritten Variante ist es einfach und eindeutig: "11d".

Wenn man regulaere Ausdruecke zur Suche voraussetzt, ist das natuerlich auch bei Variante 1 eindeutig loesbar: "\d{6}11", und schon habe ich alle Dokumente.

Natuerlich spricht nix dagegen, einfach beide Tags gemeimsam zu benutzen...

Zitat

Original geschrieben von harlekyn
Nun suche ich nach Dokumenten vom 11. eines Monats; den Monat weiss ich nicht mehr.

Das ist aber schon ein extremer Fall, dass man Dokumente eines Tages von 1-12 sucht, aber den Monat nicht mehr weiß..;)

Sowas hatte ich noch nie... In 95 Prozent gehe ich ohne Suche.durch die gute (!) Ordnerstruktur. Nur selten suche ich ... , teils Volltext..

Die Frage ist halt immer, was eine gute Ordnerstruktur ist.

Will ich es so ...

2012
2013
-- Banken
-- Versicherungen
----- Allianz
----- HUK
-- Miete
-- Mobilfunk
2014

Oder vielleicht doch lieber so ...

Banken
Versicherungen
-- 2012
-- 2013
----- Allianz
----- HUK
-- 2014
Miete
Mobilfunk

Oder eher so ...

Banken
Versicherungen
-- Allianz
----- 2012
----- 2013
----- 2014
-- HUK
Miete
Mobilfunk

Ich würde es wohl am ehesten nach Variante 1 einsortieren. ... Aber ich denke auch, dass für die meisten Privatleute, wenn sie Dokumentenverwaltung nicht zu einem Hobby machen wollen, eine solche ordnerbasierte Systematik (bezüglich der Volltextsuche evtl. noch ergänzt um Tags in den Dateinamen) für die Ablage ihrer Dokumente vollkommen ausreicht. Wenn es mehr sein soll, würde ich über ein tagbasiertes System nachdenken, bei dem man sich nicht von einer solchen starren, vorab festgelegten Systematik abhängig macht, sondern man flexibel nach beliebigen Kriterien sortieren, gruppieren und filtern kann.

Zitat

Original geschrieben von rajenske
Das ist aber schon ein extremer Fall, dass man Dokumente eines Tages von 1-12 sucht, aber den Monat nicht mehr weiß..;)

Klar, das war ein bisschen konstruiert - um die Idee dahinter anschaulich zu erlaeutern. Ich sag' ja auch nicht, dass jeder mein System uebernehmen muss - nur fuer mich hat es eben Vorteile.

Zitat

Original geschrieben von BornToRun
Die Frage ist halt immer, was eine gute Ordnerstruktur ist.

Vollkommen richtig. Wichtig ist mMn, dass man die Dokumente so sortiert, dass man sich selbst auch darin zurechtfindet. Gleichzeitig sollte das System nicht zu komplex sein.

Die Variante mit "Jahr - Thema" oder "Jahr - Vertragspartner" hat den Vorteil, dass ich auf der ersten Ebene keine immer laenger werdende Liste von Ordnern vor der Nase habe und dort Namen/Theme sehe, mit denen ich seit 5 Jahren nix mehr am Hut habe. Das kann je nach Blickpunkt aber auch ein Nachteil sein. Steht und faellt mit dem Dateimanager den ich einsetze.

Wenn man dann noch die Dokumente mit griffigen Stichtworten versieht, von denen man weiss dass man sie spaeter mal zusammen braucht ("Steuer 2014"), ist man fuer den Privatgebrauch schon ziemlich weit.

Zitat

Original geschrieben von frank_aus_wedau
Ein Versuch mit PP Pro lohnt sich in meinen Augen allemal.

Gut möglich.
Ich hab mich mit der Software noch nicht so sehr beschäftigt, zum einen aus Zeitgründen, zum anderen weil ich dazu bisher keine grosse Lust hatte.

Ich verbringe derzeit noch viel Zeit damit, meine ganzen Unterlagen zu sichten, scannen, sortieren, schreddern usw. Das hält am Anfang massiv lange auf und frisst Stunden um Stunden.

Aber werde mich sicherlich noch mit PP Pro beschäftigen, gerade indiziert der mal meine Dokumente...
Ich hab die einfach damals mitbestellt, weil für 60,- Omnipage Ultimate und PP Pro im Paket zu bekommen, war unschlagbar günstig.

Ich würde ja Omnipage gerne intensiver nutzen, aber Scanner unterstützt es nicht, gibt nur die Möglichkeit, von der Scannersoftware die PDFs direkt an Omnipage zu übergeben, das ist aber dann extremer Mehraufwand, der sich in meinen Augen nicht rechnet.
Ich lasse die Unterlagen alle durch den Scanner laufen, die Software erstellt ein PDF daraus, bennent es mit einem aktuellen Zeitstempel und legt es im vorgegebenem Verzeichniss ab. So kann ich viele Dokumente in kurzer Zeit scannen und befasse mich dann in einer ruhigen Minute damit, die Files entsprechend umzubenenen.

Format ist bei mir dann:

<Dokuemententyp>_<von wem>_<was>_<Kategorier>_Datum>.pdf

sieht dann so aus:

Rechnung_Amazon_USB-Hub_Computer-Hardware_20140105.pdf
Rechnung_Amazon_DVDs_Hobby-Freizeit_2013050.pdf

oder

Schreiben-an_HUK24_Änderung-Versicherung_Hausrat-Versicherungen_20130512.pdf

Ordnerstruktur bei mir:

- Rechnungen
- Hobby_Freizeit
- ....
- Haushalt_Wohnung
- Miete_Nebenkosten
- Strom
- Reparaturen_usw
- 2010
- 2011
- 2012
- 2013
- 2014
.....
- Versicherungen
- Kranken-Versicherung
- Rechnung
- 2010
- 2011
- 2012
- 2013
- 2014
- Schriftverkehr
- 2013
- 2014
- Vertragsunterlagen
- sonstiges

So kann ich auch problemlos Unterlagen ohne langes Suchen wiederfinden. Für meine PRivatnutzung reicht das alle Male locker aus.

Schön ist aber, das ich viele Rechnungen usw. direkt als PDFs bekommen, von meiner Gehaltsabrechnung angefangen über Mobilfunk- und Internet-Rechnungen bis zu allen Versicherungen. Da spart mir das scannen und viel Papierwust. Ich verzichte soweit möglich überall auf Papierrechnungen, weil die für mich keinen Mehrwert haben, sondern nur die Papiertonne zumüllen.

Jetzt gerade noch ein Paket bekommen, da gabs die Rechnung per eMail als PDF vorab, da finde ich gut so, haben nur noch nicht alle Versandhändler verstanden.