Das "Papierarme Büro"

Hallo,

motiviert durch die Einführung des Papierlosen Büros bei und in der neuen Firmenzentrale ( gibt nur noch wenig Abteilungsdrucker für alle, alles möglichst nur noch elektronisch, usw. ) hab ich auch angefangen, das selbe zuhause zu machen.

Die unzähligen Unterlagen und etlichen Ordnern nehmen doch mittlerweile viel Platz ein und man braucht die eigentlich eh kaum noch, so das vieles davon in den Keller wandern oder direkt im Schredder verschwinden kann.

Was mich störte, was als erste man das manuelle Einscannen aller Unterlagen mit meinem vorhandenen Multifunktionsgerät ( Drucker,Scanner in einem ), das war eine absolutes NoGo, weil zu zeitaufwendig.

Zweites Problem, wie archiviere ich alles, als Formate war PDF sofort klar, weil es Plattformunabhängig ist und es kostenlose PDF-Creator gibt.
Aber wie sortiere ich das ganze dann so weg, das ich alles wiederfinde.
Ich hab mal die weit verbreitete Software ELOOffice getestet, die gefiel mir aber aus divesere Gründen nicht und ist mir für den Hausgebrauch auch zu teuer.

Für beide Probleme hab ich mittlerweile auch eine Lösung gefunden - die heisst Fujitsu ScanSnap 1500 Deluxe.
Es ist ein recht kompakter DinA4 Scanner mit Einzelblatteinzug, Duplex-Scann ( zweitseitig ), mit 600dpi in Farbe eine sehr guten Auflösung, automatischer Leerseitenentfernung und bringt auch an Software alles mit, was ich brauche.
Preis: knapp 400,- inkl Softwarepaket ( ohne Adobe Acrobat, kostet nochmal 120,- mehr, brauche ich aber nicht ). Der wurde mir empfohlen von einem Bekannte, die mehere der Gerät im Unternehmen nutzen.

Dabei ist eine Softwarepaket Rack-2-Files und das ist nicht anderes, als eine elektronischer Aktenschrank. Man legt sich einen virtuelles Archiv an ( max. 3 möglich ), pro Archiv werden dann themenweise Aktenschränke angelegt und in in den Aktenschränken stehen dann die Aktenordner inkl. Inhaltsverzeichniss. Elektroniscc das abgebildet, was man sonst im Büro stehen hat.

Was man dann nur noch macht:
- Blätter in den Scanner, einscannen lassen, benamen, ggf. nachbearbeiten und in den passenden Aktenordner einfügen. Leere Seiten ( Rückseiten von Briefen etc. ) werden automatisch entfernt, dadurch können verschiedene Dokumente automatisch getrennt werden, wenn man die in einem Rutsch durchlaufen lässt ( hab ich noch nicht ausprobiert ).

Brief aus Word kann ich per Druckertreiber auch direkt dahin verfrachten. Einzig aufwendig ist es, vorhandene PDFs zu importieren, die muss man einzeln öffnen und per Ausdruck in das Archiv schieben. Da ich aber nicht viele PDFs haben, stört mich das wenig.

Ich werde über die Karnevalstage mal anfangen, meine ganzen Gehaltsabrechnungen der letzten 20 Jahre einzuscannen... mal schauen, wie es so läuft.
Dank interner Backup-Funktion kann man das ganze Archiv auch recht einfach wegsichern, es geht aber auch auf dem Windows-Weg recht einfach, da nur ein Ordner angelegt wird, worin dann alles liegt.

Da man Dokumente zwischen den Ordner und Archiven verschieben kann, sind nachträglich Ändeurng auch kein Problem, aber man muss sich vorher Gedanken machen, wie archiviere ich was in welchen Ordnern.

OneNote: nutze ich mitlerweile gerade in der Firma sehr intensiv, zumal es recht gut in die Exchangeumgebung bei uns eingebunden ist und man schnell mal bei einer Telco Notizen machen und an alle Teilnehmer verschicken kann. Ausserdem braucht man sich nicht gross ums Speichern kümmern, das macht OneNote alleine.
Ein geniales Tool im Office-Paket, ich möchte es nicht mehr missen.

Hallo zusammen,

was mich wundert ist, dass ihr hier alle so in Ordnerstrukturen "verliebt" seid. Für mich kommt der Wunsch nach einem papierlosen/papierarmen Büro gerade daher, dass ich nicht mehr alles in Ordnern ablegen müßte, sondern durch Indizierung idealerweise wesentlich zeitsparender (sowohl beim Ablegen als auch beim Raussuchen) mit Dokumenten umgehen könnte. Meine Idealvorstellung wäre, dass das ganze mit Dokumenten/Dateien so funktioniert, wie mit Emails bei M2/Opera (ich verweise nochmal auf meine Links, s.o.).

Falls hierzu jemand noch Ideen/Vorschläge hat (also für ein ordnerloses, papierloses Büro), wäre ich für eine Mitteilung dankbar.

Einen netten Gruß,

Qarsten.

Ich denke Qarsten, dass das papierarme Büro beides bieten sollte.

Mir geht es oft so: Ich habe ein bestimmtes Ordnungssystem. Meine Kollegen auch. Wir teilen uns mehr als 120 Ordner mit den unterschiedlichsten Themen, bei denen wir punktuell zusammenarbeiten. Man sucht sich manchmal einen Wolf oder kommt ohne Nachfragen nicht zum Dokument xy. Hier würde eine Indexierung bzw. Tags 'mehrWert' bieten.

@all: Übrigens die Kooperation zwischen Adobe und den Volkshochschulen wurde wieder erneuert. Gegen einen EDV-Kurs an einer VHS (z. B. wie gehe ich mit USB-Sticks um? :D) mit einer Teilnehmerbestätigung (die man auf Wunsch erhält) kann man sich wieder Adobe Produkte z. B. beim Cobra-Shop für lau erwerben (Acrobat, photoshop etc.)

Hallo,

Für mich zuhause reicht die Lösung, die ich jetzt habe, Scanner und Software aus einer Hand, weil vom selben Hersteller und die funktioniert nach einigen Test sehr zufriedenstellen.

Warum ich eine Ordnerstruktur haben will - damit meine ich eine "Akten"-Ordnerstruktur, weil ich dann genau weiss, was ich wo finden kann ohne alle Dokumente erst mal voll-idizieren zu müssen. Wenn ich den Kontoauszug vom 1.Quartal 2008 suche, dann finde ich den auch sofort im Ordner Kontoauszüge - da brauche ich keine Suchfunktion für.
Das ist auch nun genau das, was mir die Software vom Scanner genauso bietet, auch visuell.

Zitat

Original geschrieben von Niederrheiner
[...] Aber wie sortiere ich das ganze dann so weg, das ich alles wiederfinde [...]

Wie wäre es, wenn Du alles was zusammengehört in eine PDF-Datei packst? Zum Beispiel Versicherungsunterlagen. Jedes neue Schreiben der Versicherung dann an die bereits vorhandene PDF-Datei anhängen. Lesezeichen erleichtern die Navigation. Sprechende Namen erleichtern das Wiederfinden der Dateien.

Das habe ich bei mir so gemacht. KoRiLi, TV, EBO, ENeuOG, UVV usw., alles fein säuberlich in einer Datei zusammengefügt. Der Seitenaustausch bei Änderungen ist auch kein Problem.

Zumindest reduziert das die Flut an Dateien.

Gibt es eigentlich eine Lösung, bei denen unnötiger Text-Ballast beim PDF-Archivieren von E-Mail-Ping-Pongs gelöscht wird?

Beispiel:

A -> B
AB -> A
ABA -> B
ABAB > A

4 Antworten und der bisherige Dialog wird jedesmal mitgesendet...

Die Antworten auf die Antworten auf die Antworten könnte man sich beim Archivieren ja irgendwie sparen, oder? Wie macht Ihr das?

Indem Du den gewünschten Text markierst und nur diesen an den Druckauftrag übergibst. Man kann nämlich auch nur markierten Text drucken.