Das "Papierarme Büro"

  • Wie ich bereits geschrieben hatte, kann MS Office das auch ganz von allein. Das Office-Paket wäre für mich prinzipiell ausreichend, wenn es eben nur eine gescheite PDF-Unterstützung hätte.


    Dass Microsoft das Thema der Einbeziehung von Papierdokumenten in das elektronische Büro beherrscht, hatte es durch das bis einschließlich Office 2007 im Office-Paket enthaltene Microsoft Document Imaging (MSO) eindrucksvoll dargelegt. Dessen Funktionen hätten mir durchaus gereicht. Nur hatte MS hier leider ein proprietäres Format gewählt (Searchable Tiff), das von keinem einzigen mir bekannten freien Dokument-Reader unterstützt wird und das zudem seit Office 2010 eingestellt wurde.


    Für mich unverständlich, dass nicht auch MS eine Software anbietet, die eine umfassende Einbeziehung des PDF-Formats bietet. Die Erzeugung von PDFs aus Office heraus war zwar ein Schritt in diese Richtung, den Markt der weitergehenden PDF-Erzeugung und Bearbeitung überlässt man aber leider komplett anderen Anbietern. Böte Microsoft in diesem Segment etwas an, dürften bei Gurkentruppen wie NUANCE wohl umgehend die Lichter ausgehen und die Zeit der absoluten Fehlkäufe wäre zumindest für die Nutzer von MS-Office vorbei.


    Frankie



    Edit Samsungracer:
    Zur über die Fähigkeiten des Office-Pakets hinausgehenden reinen Dokumentenverwaltung bot Microsoft über die eigene HP immer eine Software namens "Dokuwork" an, deren nichtkommerzielle Einzelplatz-Nutzung völlig kostenfrei ist. Mit ihr habe ich mich bisher nicht näher beschäftigt, vielleicht wäre das aber eine kostengünstige Alternative für Dich.

  • So, Readiris 12 Pro war am Dienstag im Kasten und ist an zwei Tagen getestet worden.


    Vorab:
    Einen ausführlichen Bericht wird es aller Voraussicht nach nicht geben.


    Vorläufiges Fazit:
    Readiris 12 Pro kann Vieles (richtig) gut, aber Weniges kann es halt schlecht.


    Und hier liegt das Problem:
    Ich möchte einfach nur Schriftstücke archivieren. Das bisher genutzte PaperPort, das die Anforderungen von "mentalem Plug and Play" (also einer SW von Doofen für Doofe) vollends erfüllt, steht in krassem Gegensatz zu den Fähigkeiten von Readiris.


    Paperport erstellt einfache Bilder, die nur in einen PDF-Container eingebettet sind. "Dumbe" Fotos, wenn man so will - entsprechend dem zu Archivierungszwecken ebenfalls beliebten tiff-Format. Mit der Zusatz-Software "PDF-Create" oder "Omnipage" ist es möglich, diese "Bilder" mit einem (unsichtbaren) Text zu hinterlegen, der die Möglichkeit einer Nutzung der etwa im Acrobat-Reader enthaltenen Suche ermöglicht.


    Readiris dagegen hat eher die Qualitäten eines Abbyy-Fine-Reader Pro - die Möglichkeiten meiner Abbyy-Version übertrifft Readiris 12 Pro sogar bei weitem. Es dürfte überhaupt kein Problem darstellen, Bücher, Doktorarbeiten oder auch längere Aufsätze mit komlexem Layout zu verarbeiten. Die Stärke von RI liegt in der originalgetreuen Reproduktion von Seiten mit "echtem" Layout. Wie bei Abbyy wird jede Seite in verschiedenste Zonen unterteilt: Maschinenschriftlicher Text, handschriftlicher Text, Tabellen, Grafiken, Barcodes etc. Diese werden separat eingelesen und als das verarbeitet, was sie sind: Text, Tabellen etc.


    Es wird also "echter" Text erstellt, der "echte" (Exel-)Tabellen etc. enthält. Ob das Layout beibehalten wird, ist fakultativ. Text kann originalgetreu oder in Spaltenform (einfacher lesbar) dargestellt werden und Tabellen können sogleich in einer Tabellenkalkulation weiterverabeitet werden.


    Statt der Erzeugung von Bild-PDF (wie in PP) kann RI in (nahezu) jede beliebige Anwendung scannen: MS Office, Open Office, Lotus Symphony, Star-Office und und und. Die gescanten Dateien sind jeweils im passenden Format und können übergangslos weiterbearbeitet werden. Zudem erzeugt Readiris beim Scanvorgang sogleich Inhaltsverzeichnisse aus den Überschriften, Links zum Hin- und Herspringen und Lesezeichen.


    In Anbetracht dessen eine Erkenntnis: All das benötige ich nicht und das Ansinnen, "mal eben" was in verschiedenen Formaten/Konfigurationen zu scannen, wird zur Geduldsprobe.


    Schon fast endgültiges Fazit:
    Für den gehandelten Preis ist Readiris 12 Pro ein wirklicher Kracher in Anbetracht des gebotenen Funktionsumfangs. Das hätte ich so nicht erwartet. Für meine eher einfachen Archivierungsaufgaben stellt die komplexe Bedienung allerdings ein Negativum dar, das mich weiter nach geeigneter SW für den von mir benötigten Zweck suchen lässt.


    Waidmanns Heil ;)


    Frankie

  • Ich habe mich im letzten Jahr angesichts steigender Papierberge im privaten Bereich ebenfalls mit dem Thema auseinander gesetzt und meinen alten Epson-Flachbettscanner durch einen HP Photosmart Premium (C410) mit ADF ersetzt. Lange Zeit war ich kein Fan mehr von HP wegen ihrer damaligen Verbrauchsmaterialpolitik, aber nach einem kurzzeitigen Intermezzo mit einem Lexmark Pinnacle Pro 901, der laut Spezifikation autonomes Scannen und Senden per e-mail auf dem Gerät unterstützen sollte, dies in der Praxis aber bei mir nicht tat, bin ich mit dem Multifunktionsgerät von HP sehr zufrieden.


    Momentan sieht mein Workflow wie folgt aus: Über die mitgelieferte Scansoftware wurden auf dem Drucker zunächst einige Scanziele definiert, die eine grobe Vorsortierung ermöglichen (z.B. Farbe oder s/w, Simplex oder Duplex usw.). Das Starten der jeweiligen Scanjob auf dem Gerät hat den Vorteil, dass man nicht zwischen PC und per WLAN angebundenem Drucker hin und herlaufen muss, für wenige schwierige Vorlagen wird der Scan und die anschließende Optimierung vom PC aus durchgeführt. Ich habe das PDF-Format gewählt in der Hoffnung, dass dies auch in einigen Jahren noch lesbar sein wird. HP liefert den Drucker mit Readiris Pro 11 aus (aus lizenzrechtlichen Gründen nur auf der beiliegenden CD und nicht bei den Treibern aus dem Internet enthalten), das bei Auswahl des Formats "durchsuchbares PDF" das eingescannte Dokument mit einem sehr brauchbaren Ergebnis automatisch durch die OCR-Erkennung schickt. Die meisten Dokumente wandern so über ein auf dem Rechner überwachtes Verzeichnis zu Evernote (https://www.evernote.com/) und werden dort später mit Tags versehen und sortiert. Notfalls bekommt man die PDF-Dateien aus der Software auch wieder heraus, falls man doch einmal die Software wechseln muss, was leider nicht bei allen Archivierungslösungen der Fall ist, die ich mir damals angesehen hatte. Was nicht ruhigen Gewissens der Cloud anvertraut werden kann, landet auf dem heimischen NAS in einer einfachen Ordnerstruktur, wichtige PDFs zusätzlich im Truecrypt-Container (http://www.truecrypt.org/) auf einem Onlinespeicher, um so auch gleich ein off-site-Backup für den Fall eines Festplatten- oder NAS-Ausfalls zu haben.
    Das funktioniert seit einigen Monaten ziemlich reibungslos, zumal Evernote auch innerhalb der PDF-Datei sucht. Noch schöner wäre allerdings ein direktes Einscannen zu Evernote / NAS ohne dass der Rechner laufen muss, aber da der Scanvorgang über die HP-Software auf dem PC läuft, klappt das leider nicht. Ich denke, dass man mit der Einschränkung leben kann.

    Gruß
    Maverick2k

  • Wie ich sehe, scheint sich das papierarme Büro langsam aber sicher zu etablieren. Gut für mich (und Andere), weil es dann mehr Anhänger gibt, die untereinander Erfahrungen austauschen können.


    Von Evernote habe ich gehört und gelesen. Persönlich habe ich mich aber dazu entschlossen, mittelfristig keine Archivierungssoftware zu nutzen, sondern die Ordnerstruktur von Windows zu nutzen. Auch in Windows existiert u.a. eine Volltextsuche. Ich vermisse nichts. Bei Archivierungslösungen existieren häufig Beschränkungen beim Zugriff auf die Dateien über Dritt-Software. Auf meine Dateien kann ich unbeschränkt über jedes beliebige Programm zugreifen.


    Ein Praxisproblem macht mir zusehends zu schaffen:


    Grundlage mancher selbst erstellter und als PDF-abgespeicherter Schiftstücke sind nicht selten handschriftliche Notizen, Bilder im Original oder auch bearbeitbare Excel-Tabellen. Solche Anlagen speichere ich in einer gleichnamigen ZIP-Datei ab.


    Eleganter fände ich es, diese Original-Anlagen der PDF-Datei als (unsichtbaren) NTFS-Stream anzuhängen. Gibt es eine vorkonfektionierte SW, mit der das auf einfachem Wege möglich ist oder muss ich "basteln"?


    Einer der Vorteile: Es existiert nur noch eine einheitliche Datei. Wenn ich die dann aber für Dritte auf einen USB-Stick (FAT) kopiere, bleiben meine Anlagen trotzdem automatisch daheim.


    Frankie

  • Mit ADS wäre ich bei sowas vorsichtig, IMHO aus mehrerlei Gründe


    - ADS werden/wurden gern von Viren und Malware benutzt, daher kann ein feinfühliger Virenscanner schnell mal was löschen wo es eigentlich nichts zu löschen gibt
    - keine einfache One-Klick-Software zu haben
    - schwierig bis garnicht wiederherzustellen im Falle von Problemen mit dem Datenträger oder dem Dateisystem


    Ich denke, du schaffst dir mehr neue Probleme als was es letztendlich dir bringt. Wenn die zips sich "stören", setze sie auf "versteckt" und lasse sie ausblenden. Mit für dich vemutlich wichtigen Dokumenten, würde ich nicht über solche Basteleien nachdenken.



    Gruß Kai

  • Zitat

    Original geschrieben von frank_aus_wedau
    Wie ich sehe, scheint sich das papierarme Büro langsam aber sicher zu etablieren. Gut für mich (und Andere), weil es dann mehr Anhänger gibt, die untereinander Erfahrungen austauschen können.


    Mein persönlicher Eindruck ist nach wie vor eher der, dass das im Privatbereich vor allem etwas für Leute ist, die sich quasi ein Hobby daraus machen, ihre Dokumente fein säuberlich EDV-gestützt zu erfassen und zu verwalten. Zumindest in den allermeisten kleinen und mittelgroßen Betrieben wird doch im geschäftlichen Umfeld kein Mensch den zusätzlichen Aufwand treiben, die ganzen Berge von Papier, die dort jeden Tag anfallen, auch noch einzuscannen, damit man sie am PC in durchsuchbarer Form vorliegen hat.


    Aber ich habe ja auch deine Argumentation, warum du im privaten Bereich partout keine eMails nutzten möchtest, die du mal an anderer Stelle dargelegt hast, ehrlich gesagt überhaupt nicht verstanden ... :rolleyes:

  • Zitat

    Original geschrieben von Mozart40
    Mit ADS wäre ich bei sowas vorsichtig, IMHO aus mehrerlei Gründe
    ...
    Ich denke, du schaffst dir mehr neue Probleme als was es letztendlich dir bringt. Wenn die zips sich "stören", setze sie auf "versteckt" und lasse sie ausblenden. Mit für dich vemutlich wichtigen Dokumenten, würde ich nicht über solche Basteleien nachdenken.


    Wäre ja auch zu schön gewesen, aber Deine Argumentation ist nicht von der Hand zu weisen.


    Auch bei Sync-SW von NTFS zu NTFS muss man fein aufpassen, dass die Streams nicht verlorengehen. Ein wenig mulmig war mir bei der Idee auch schon ... aber eher nur als "Bauchgefühl" für jemanden, der mit seinen Gedanken auch schon mal woanders ist.


    Die Idee habe ich erst einmal auf Eis gelegt, bis die Nutzung der ADS insgesamt populärer wird und in der Folge auch andere SW auf sie zugeschnitten ist, die die Streams aktuell möglicherweise noch beschädigen oder gar abhängen.



    Zitat

    Original geschrieben von BornToRun
    Mein persönlicher Eindruck ist nach wie vor eher der, dass das im Privatbereich vor allem etwas für Leute ist, die sich quasi ein Hobby daraus machen, ihre Dokumente fein säuberlich EDV-gestützt zu erfassen und zu verwalten. ...


    Dem ist keineswegs so. Eingegangene Postsendungen sind im Nu eingescant und die dabei entstehenden PDFs in den zugehörigen Ordnern abgelegt oder an bereits bestehende Vorgänge (in PDF-Form) angehängt. Damit bin ich sicher eher fertig, als würde ich in mein Arbeitszimmer im OG laufen um sie dort zu knicken, zu lochen und in pysischen Ordner an passender Stelle einzuheften.


    Der größte Zeitgewinn entsteht natürlich, wenn das nächste Schriftstück zum Thema eingeht und ich mit einem Klick den gesamten Vorgang auf dem Schirm habe.




    Zitat

    Original geschrieben von BornToRun
    ...
    Aber ich habe ja auch deine Argumentation, warum du im privaten Bereich partout keine eMails nutzten möchtest, die du mal an anderer Stelle dargelegt hast, ehrlich gesagt überhaupt nicht verstanden ... :rolleyes:


    Dann noch einmal in einfachen Worten: Als Zugangshemmnis.


    Eine Email ohne vorherige Gedankenarbeit ist schnell verschickt. Entbehrliche Nachfragen und die Aufforderung, Offensichtliches noch einmal zu erläutern, waren bei mir an der Tagesordnung. Ich habe einfach das Gefühl, dass Sendungen in Papierform sorgfältiger durchdacht und auf das wirklich erforderliche Maß beschränkt werden. Seit Abschaffung der Email als gewöhnliche Eingangsform habe ich insoweit ein deutlich entspannteres Leben. Insbesondere auch deshalb, weil niemand schon nach 5 Minuten eine Antwort erwartet.


    Frank

  • So richtig losgelassen hat mich das Thema ADS doch nicht ...


    In Anbetracht eines lausigen TV-Programms hatte ich mich am Abend mit den aktuellen Kommandozeilenparametern beschäftigt. Das Ergebnis scheint simpel:


    Mit dem Befehl


    "type Anhang.zip > Schriftstück.pdf:Anhang.zip"


    hängt man der Datei "Schriftstück.pdf" die Datei "Anhang.zip" als NTFS-Stream unsichtbar an. Mit dem Befehl


    "expand Schriftstück.pdf:Anhang.zip Anhang.zip"


    stellt man die Datei "Anhang.zip" wieder her. Natürlich kann man zur Vereinfachung auch Batch-Dateien oder Skripte einsetzen.


    Ich habe das Ganze umgehend ausführlich getestet und alles verhält sich erwartungsgemäß. Leider bleiben alle nicht windowsinternen Anwendungen/Befehle auf der Strecke, weil sie Dateinamen, die einen Doppelpunkt beinhalten, ausnahmslos ablehnen. Gleiches gilt für Befehle, die über die Windows-GUI (etwa den Windows-Explorer) ausgeführt werden.


    Ich dachte mir schon, dass das gute alte "DOS-Fenster" eine passable Lösung bereithält. Für PC-Nutzer meiner Generation wird die Konsole wohl auf Dauer ein unverzichtbares Feature bleiben. Hier hat sich in den letzten 30 Jahren wenig verändert und noch immer kann man über sie Dinge erreichen, die die GUI nicht beinhaltet (wobei ich die GUI keineswegs entwerten möchte).


    Allerdings werde ich die hieraus resultierenden Möglichkeiten im Hinblick auf die berechtigten Einwände von Kai vorerst nicht exclusiv nutzen. Die Gefahr, dass Anwendungen von Drittanbietern den Anhang "verwurschteln" ist mir einfach zu groß. So nebenher werde ich den Einsatz bei weniger wichtigen Dateien dennoch testen.


    Frankie



    Edit: Bitte auf das richtige Verzeichnis achten. Befinden sich die zu bearbeitenden Dateien nicht im Hauptverzeichnis, sind konkrete Pfadangaben unverzichtbar!

  • Hallo,


    ich hab das Thema "Papierarme Büro§ derzeit erst mal auf Eis gelegt, brauche erst einen ordentlichen Scanner, der grossen Mengen Papier in einem Rutsch einscannt und solange ich mir noch keinen gekauft habe, werde ich erst mal nichts digitalisieren.


    Den Scanner hab ich bereits ausgesucht, warte nur noch auf ein Schnäppchen

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