Das "Papierarme Büro"

    Ich archiviere in solchen Fällen ausschließlich die Email, die alles enthält - in ALs Fall also nur die Mail "ABAB > A". Die vorhergehenden Mails lösche ich bei solchen Eingängen ohnehin, so dass sie bei Archivierung gar nicht mehr zur Verfügung stehen. Darin sehe ich den Sinn, neuen Emails jeweils den vorangegangenen Schriftverkehr anzuhängen.


    Ökonomisch oder bedenklich?


    Frankie

    Zitat

    Original geschrieben von frank_aus_wedau
    Ich archiviere in solchen Fällen ausschließlich die Email, die alles enthält
    ...
    Ökonomisch oder bedenklich?


    Das kommt darauf an, am Beispiel von Outlook als MailCient gehen in diesem Fall die Mailheader-Informationen der alten Emails verloren. Anhand dieser Daten lässt sich z.B. das genaue Empfangsdatum ermitteln. Teilweise steht in der alten Email auch nur noch der Name des Korrespondenzpartners, die Emailadresse fehlt aber.


    Zitat

    Original geschrieben von mumpel
    Wie wäre es, wenn Du alles was zusammengehört in eine PDF-Datei packst? Zum Beispiel Versicherungsunterlagen. Jedes neue Schreiben der Versicherung dann an die bereits vorhandene PDF-Datei anhängen. Lesezeichen erleichtern die Navigation.


    Das wäre mir zu unhandlich, insbesondere wenn ich später einmal die Strukur meiner Ablage ändern oder alles was älter als 10 Jahre ist löschen will. Archivierung verstehe ich als "Archivieren von Dokumenten" inkl. der Erfassung von Eigenschaften des Dokuments wie "eindeutige Dokumenten-Nummer", "Eingangsdatum", "ggf. Ablageort des Originals", "Thema", "Datum der Archivierung", etc. Aus allen Posteingängen einfach ein großes Dokument zu machen kann nur eine Lösung für einfachste Anforderungen sein.

    mutt : "All mail clients suck. This one just sucks less."
    Es gibt Threads die braucht man nichtmal lesen um zu wissen was ab geht - /me 2004-01-05 20:54


    Registriert seit: 05/2002 => 10 Jahre TT :)

    Zitat

    Original geschrieben von stendate
    ... Aus allen Posteingängen einfach ein großes Dokument zu machen kann nur eine Lösung für einfachste Anforderungen sein.


    Natürlich nicht wahllos aus allen Eingängen ... da hast Du was gründlich missverstanden.


    Vielleicht ist Verwaltungsdenken in Verwaltungsstrukturen und das Bilden von Sachakten (natürlich für jeden Sachkomplex eine Gesonderte) nicht jedermanns Sache. Ich (und sicher auch viele andere hier) sind in diesem Umfeld aufgewachsen :) und haben Schriftstücke schon vor dem Scannen gedanklich einem solchen Komplex zugeordnet.


    Der Vorteil solchen Systems wird insbesondere deutlich, wenn man gar nicht konkret weiß wonach man sucht ... getreu dem Motto "da war doch mal was". Auch wenn ich das Gesuchte nicht einmal konkret benennen kann, weiß ich wenigstens zu welchem Komplex es gehörte und einen annähernden Zeitrahmen.


    In solchen Fällen sind die infrage kommenden Angelegenheit schnell durchgesehen, wenn alles sachlich zusammengehörige in einer gemeinsamen Sammlung abgelegt ist. Hat man den Vorgang dann visuell vor sich, ist auch meist die Erinnerung wieder da.


    Sind alle Eingänge nach einem Nummernsystem abgelegt, wird diese Form der Recherche erheblich erschwert - so wie früher ... als man noch in den Keller flitzen musste, um erst einmal Staub zu schlucken. :p


    Frankie

    Dafür sind die Dokumente in stendates System doch nach diversen Merkmalen getagt. Anhand derer lassen sich die Dokumente mittels - bei Bedarf - beinahe beliebig komplexer Regeln nach beliebigen Kombinationen von Kriterien gruppieren, filtern und sortieren. Anhand der Nummerierung muss man dabei nichts wiederfinden. Die dient nur der eindeutigen Zuordnung eines Originalbeleges zum virtuellen (digital archivierten) Dokument.


    Natürlich braucht das in dieser Form nicht jeder, und u. U. steht im privaten Bereich auch der Aufwand beim Erfassen in keinem Verhältnis zum Nutzen. Aber ich habe ein bisschen den Eindruck, dass dir gar nicht bewusst ist, welche grundlegenden Vorteile ein solcher Verwaltungsansatz bietet. ... Wenn wir denn schon über professionelle Dokumentenverwaltung sprechen wollen ...


    Guck dir doch - auch wenn das nun ein ganz anderer Anwendungsbereich ist - einfach mal so ein tagbasiertes Verwaltungsprogramm wie iTunes an und vergleiche das mal mit den Möglichkeiten einer Verwaltung von einzelnen Dateien auf Datei-/Verzeichnisebene.

    Hallo,


    Zitat

    Original geschrieben von mumpel
    Wie wäre es, wenn Du alles was zusammengehört in eine PDF-Datei packst? Zum Beispiel Versicherungsunterlagen. Jedes neue Schreiben der Versicherung dann an die bereits vorhandene PDF-Datei anhängen. Lesezeichen erleichtern die Navigation. Sprechende Namen erleichtern das Wiederfinden der Dateien.


    Das habe ich bei mir so gemacht. KoRiLi, TV, EBO, ENeuOG, UVV usw., alles fein säuberlich in einer Datei zusammengefügt. Der Seitenaustausch bei Änderungen ist auch kein Problem.


    Zumindest reduziert das die Flut an Dateien.


    Die Menge an Dateien stört mich nicht, die Software, welche ich mit dem Scanner bekommen habe, kann wie schon geschrieben etliche virtuelle Aktenordner in max. 3 Aktenschränken anlegen, jeder Ordner hat max 1000 Seiten Kapazität und erstellt automatisch eine Inhaltsverzeichniss, zudem kann man Trennbläter einfügen und thematisieren. Somit kann ich nach Themen sortiert alle Unterlagen sehr schnell wiederfinden, auch ohne Suchfunktion.


    Derzeit erstelle ich noch ein für uns übersichtliche Ordnerstruktur, eine für mich, eine für meien Freundin und eine für gemeinsame Sachen.


    z.b. hab ich einen "Aktenschrank" Versicherung angelegt, darin für jede Versicherung einen Ordner, der wieder rum unterteilt ist in "Vertrag", "Rechnungen" und "Schriftverkehr"


    Bei Bankunterlagen das selbe, pro Konto einen Ordner, für Kontoauszüge einen oder zwei seperate.


    Wie die Struktur aussehen soll, muss jeder für sich selber entscheiden, womit er am besten klar kommt. Ich mag solche TAG´s z.b. überhaupt nicht und ich hasse iTunes. Meine Musik ist in einer Windows-Ordnerstruktur verwaltet und das ist gut so. Wenn ich eine neue 32 GB-SDCard fürs Auto mit Musik betanken will, kopiere ich die einfach mit einem Dateimanager.

    Zitat

    Original geschrieben von Niederrheiner
    Wie die Struktur aussehen soll, muss jeder für sich selber entscheiden, womit er am besten klar kommt. Ich mag solche TAG´s z.b. überhaupt nicht und ich hasse iTunes. Meine Musik ist in einer Windows-Ordnerstruktur verwaltet und das ist gut so. Wenn ich eine neue 32 GB-SDCard fürs Auto mit Musik betanken will, kopiere ich die einfach mit einem Dateimanager.


    Aber mal angenommen, du hast dein Archiv auf dem Rechner in folgender Ordnerstruktur ...


    Genre / Interpret / Album / Titel


    ... möchtest aber die Dateien für's Auto in einer anderen, flacheren Ordnerstruktur haben, weil du dadurch am Autoradio einfacher navigieren kannst. Sagen wir mal ...


    Interpret - Album / Titel


    Dann fängst du an, alles händisch umzubenennen, zu verschieben, Überflüssiges zu löschen. Mit Tags ist es z. B. mit Mp3tag ein Klacks, eine umfangreiche Sammlung komplett in eine beliebige andere Ordnerstruktur umsortieren zu lassen. Würde bei meiner Sammlung von rund 6.500 Dateien vielleicht maximal 10 Minuten dauern.


    Und auf Dokumente bezogen, frage ich mich halt z. B., wie man aus solchen 200MB-Monster-Dateien, denen man von außen überhaupt nicht ansieht, was drin ist, alle Dokumente raus löscht, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Vielleicht hat man das Belegjahr mit in die Ordnerstruktur integriert, aber dann stößt man über kurz oder lang an anderer Stelle auf Grenzen dieses Systems. Es ist und bleibt einfach unflexibel, weil man nur eine einzige, fest definierte statische Ordnung vorgeben kann.

    Hallo,




    Interpret - Album - Titel


    so ist meine Struktur, bis auf sehr wenige Ausnahmen. Die kopiere ich 1:1 auf die SDCard und die schiebe ich ins Autoradio. Da gibt es für mich keinen Grund, was dran ändern zu wollen oder umzuschichten :)


    Zu den grossen Dateien mit etlichen Dokumenten drin - absolutes No-Go für mich, jeder Brief usw. als eine Datei wird bei mir das Konzept sein.
    Ich hab jetzt viel mit meiner Software rumgespielt, es ist kinderleicht einzelne Dokumente zu ordnen, zwischen den Ordnern zu verschieben, umzusortieren und wenns sein muss auch mal auszudrucken, zu exportieren oder direkt per eMail zu verschicken. Mit einer riesen Daten wird das zu aufwendig, Teilstücke davon rauszusortieren.

    Moin
    sehr interessanter Thread. Ich will hier auch bald anfangen und bin noch auf der Suche nach der korrekten Methode für mich. Ich habe heute mal die Testversion von Omnipage installiert und ihr einen Ordner zu Überwachung zugeteilt, und dann dahin ein paar Dokumente gescannt. Soweit schonmal ganz gut. Nun scheitere ich hieran:



    Zitat

    Original geschrieben von frank_aus_wedau
    Paperport erstellt einfache Bilder, die nur in einen PDF-Container eingebettet sind. "Dumbe" Fotos, wenn man so will - entsprechend dem zu Archivierungszwecken ebenfalls beliebten tiff-Format. Mit der Zusatz-Software "PDF-Create" oder "Omnipage" ist es möglich, diese "Bilder" mit einem (unsichtbaren) Text zu hinterlegen, der die Möglichkeit einer Nutzung der etwa im Acrobat-Reader enthaltenen Suche ermöglicht.
    Frankie


    Genau so hätte ich es gerne, finde aber im Omnipage wohl nicht die richtige Einstellung. Bei Speichern als Text macht er mir ein sehr schön durchsuchbares Dokument, aber dafür werden auch Logos und Grafiken umgewandelt, das Dokument sieht also nicht mehr aus wie das Original. Das will ich eigentlich nicht.
    Wähle ich Bild, bekomme ich das oben erwähnte dumbe Bild, das kann ich nicht durchsuchen. Wie bekomme ich diesem Bild den unsichtbaren Text hinterlegt? Das wäre dann für mich ideal: Alles in einen Ordner, Windows Suche, fertig.
    Danke
    Der Dingens

    Das was Du suchst heißt ... moment ... "Durchsuchbares PDF-Bild", das man entweder gleich beim Scannen als Ausgabeformat wählen kann oder später durch konvertieren.


    Das "Durchsuchbare PDF-Bild" im PDF-Format wird etwa beim Befehl "Speichern unter" angeboten oder kann in Menüs auch mal "Durchsuchbare PDF erzeugen" o.ä. heißen.


    Schwer zu finden ist das eigentlich nicht.



    Edit:
    Hast Du mal nachgesehen, ob Deine Testversion diese Funktionalität überhaupt anbietet? Nuance traue ich glatt zu, dass bei Testversionen die interessanten Funktionen blockiert sind.

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