Das "Papierarme Büro"

Zitat

Original geschrieben von frank_aus_wedau
Abgesehen von einigen Ausnahmen wandern die von mir gescanten Schriftstücke in einen Unviversalordner mit unbegrenztem Platzangebot ... aber leider ohne Wiederkehr.

Ich mach das so:

• Postbote bringt die Post
• Jeder Briefumschlag bekommt vor dem öffnen eine eindeutige ID inkl. Datum (wird auf dem Umschlag notiert)
• Inhalt wird gescannt, PDF bekommt die ID mit in den Dateinamen und wird im Archiv abgelegt.
• Original kommt in den Briefumschlag zurück
• Alle Briefumschläge des gleichen Datums werden mit Tesa-Film zu einem Päckchen geschnürt und in einen Karton geworfen.
• Je Kalenderjahr gibt es genau einen Karton.
• Nach 10 Jahren fliegt der ganze Karton in den Ofen

Damit fnde ich im Notfall jedes Original zielsicher wieder und kann auch alle gesetzlichen Richtlinien einhalten.

Hallo,

ich bin auch dazu übergegangen, alle neuen Dokumente, egal ob Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr oder was auch immer direkt einzuscannen und sicher abzulegen.
Solange das nur wenige Seiten sind, geht das mit meinem Canon-Drucker/Scanner Kombi recht gut, weil man direkt am Geräte scannen kann und die Dateien direkt an den PC geschickt werden.

Bei umfangreicheren Unterlagen mit vielen Seiten ist das aber nervig wegen fehlenden Einzelblatteinzug.
Die scanne ich dann immer in der Firma mit unserem grossen Drucker/Scannner im Netz, der schickt die Dateinen direkt als PDF per eMail an meinen Arbeitsplatz. Zudem kann er 50 Seite in einer Minute scannen, das ist dann schon eine andere Liga.

Derzeit bin ich noch dabei, den ganzen Altbestand zu erfassen und das ist einen abend- und wochenfüllende Tätigkeit.

Mal abgesehen vom FA (bekommt auf Anfrage meinen Schuhkarton) - welche Erfahrungen habt Ihr mit Euren Geschäftspartnern bezüglich der Vorlage von Kopien (z.B. bei Garantiefällen)? Wann muss ich eigentlich das Original vorlegen?

Ich habe häufig mit Rechnungen + Gutschriften zu tun, bei denen das Original aus einem A4-Blatt mit mehreren angetackerten Kassenbons in Klo-Rollen-Länge besteht. Das ist mit vertretbarem Aufwand einfach nicht scannbar, da die Kassenbons in der Mehrzahl länger als A4 sind. Hat jemand eine Lösung dafür?

Ich habe mir extra einen alten Canon MP750 (Multifunktion mit ADF) mit defektem Druckwerk gekauft (20,-). Dort lege ich täglich alle 'einlaufenden' Papiere drauf und starte zum Feierabend den automatischen Scan. Die CanonSW sortiert automatisch alles in ein Verzeichnis (dropbox) mit aktuellem Datum.
Am nächsten Morgen wird dann per Hand in die Buchhaltung übertragen - elendig stupide. Da habe ich auch noch nichts Automatisches gefunden.

zu1.
Die gesetzliche Gewährleistung gilt leider nur für Endverbraucher. Die Zettelflut betrifft bei mir nur den geschäftlichen Bereich. Für's Private reicht immer noch ein einzelner Ordner - bin halt ein sparsames Menschenkind ;-))

zu2.
Deine 'Hüllenbeschreibung' werde ich mal bei meinem nächsten Metro/Selgros-Besuch vorlegen...kann mir da nix 'drunter vorstellen - Prospekthüllen (?) zieht der ADF jedenfalls nicht ein.

Allerdings habe ich auch Sorge, dass das Zerschnippeln der Kassenbons diese wertlos macht. Schließlich könnte man sich einen Bon individuell 'zurecht schnippeln' um beispielsweise bereits erstattetes Verpackungspfand nochmals zu kassieren.
Es ist mir bisher noch nicht gelungen, derartige 'überlange Dokumente' zu scannen. Obwohl der ADF das Material endlos einzieht, zerhackt der Scanner (oder die Software?) immer alles in A4 Länge. Keine Ahnung, warum.

Da solche Kassenbons meist mit Thermodruckern erstellt werden, habe ich leider schon eine Reihe 'sonniger' Papierstreifen, deren ursprünglicher Wert nicht mehr beweisbar ist. Eine 1 : 1 Kopie wäre vermutlich bares Geld wert.

zu3.
Da warten wir einfach mal auf ein Wunder der Technik

Zitat

Original geschrieben von Gallium
Allerdings habe ich auch Sorge, dass das Zerschnippeln der Kassenbons diese wertlos macht.

Wenn es jetzt nur um das reine scannen in diesen Hüllen geht, wäre ja auch ein Falten möglich. Man müsste dann halt mehrmals scannen. Aber wahrscheinlich sinnvoller als das Teil zu häckseln.

Ich werde wohl demnächst im Tausch-Forum auftauchen:
"Tausche Zitronenfalter gegen Bonfalter"

Ne, ganz im Ernst: Ich halte nur automatische Lösungen für langfristig durchhaltbar - ich bin natur-bequem veranlagt :o
Derzeit werden die Bons auf A4 aufgeklebt und zum Feierabend in einem Rutsch gescannt - im Ergebnis mit zig Einzelseiten je Bon.
Wenn ich mich zum Falten daneben stellen müsste, käme ich nie zum Feierabend. Von 50p/min, wie bei Samsungracer träume ich noch.

Andere Frage:

Gibt es brauchbare Scanner mit Einzug (evtl auch Duplex), unter 400 Euro? Und natürlich mit gutem Linux-Support