Das "Papierarme Büro"

Moin,

Mit PaperPort habe ich mich noch noch intensiv beschäftigt, ansehen werde ich mir die Software mal, aber ob ich die dann nutze, weiss ich nicht. Zumal mein Scanner eh nicht direkt damit sprechen kann.
Gestern habe ich ecoDMS mal getestet, bekomme die Serverinstallation aber auf meinem Notebook nicht zum laufen und den Dokumentenserver auf meinem Homeserver laufen lassen will ich nicht, dann müsste ich da erst mal Backups einrichten, was ich nicht habe.

Und einen externen Zugriff auf meine Dokumente benötigt ich eigentlich auch nicht.

Windows-Ordnerstrukt hab ich derzeit auch, die würde noch einigen Feinschliff benötigen um übersichtlicher zu werden, aber währe ein Lösung.

Mir schwebt das eine Unterteilung im Ordnerbaum z.b. so ähnlich vor:

- Rechnungen -> Wohnung / Hobby-Freizeit / Auto / Buero / ... -> 2014
- Finanzen -> einzelne Banken usw. -> Girokonto -> Kontoauszüge / Schriftverkehr / sonstiges
- Wohnung -> Mietvertrag / Nebenkosten / Strom -> 2014
- Arbeit -> Arbeitgeber -> Arbeitsvertrag / Schriftverkehr / Gehaltsabrechung -> 2014
- Versicherungen -> Hausrat / Kranken / Haftpflicht / .... -> Schriftverkehr / Rechnungen -> 2014

usw. usw. usw.

und dann die Dateien entsprechend benamen wie z.b.

Rechnung_Hausarzt_<Datum>.pdf
Schreiben_von_Krankenversicherung_Rechnungserstattung_<Datum>.pdf

Vorteil davon
- man kann recht schnell darin Dokumente wieder finden, ohne gross suchen zu müssen, man klickt sich einfach dahin durch.
- die Datensicherung ist sehr einfach möglich, kann ich problemlos in meine jetzige Datensicherung mitaufnehmen ( Platte extern lagern usw. )
- man brauch keine Zusatzsoftare ( ausser Acrobat ), ( ELOOffice hat eine chaotische Dokumentenablage ohne Klartextnamen der Dateien, ohne Software findet man nichts wieder )
- im Notfall hätten auch andere Leute Zugriff auf die Unterlagen, falls mal notwendig.

Ich tendiere auch immer mehr dazu hin, das so zu machen, das spiegelt auch die Ordnerstruktur im Aktenschrank ziemlich genau wieder.

Zitat

Original geschrieben von frank_aus_wedau
Warum geht das nicht?

Meinen Scanner (Philips) kennt PaperPort auch nicht, so dass bei der automatischen Scannererkennung nur unbrauchbarer Quark entsteht (Teile fehlen, breite schwarze Balken, Einzug unzuverlässig etc.).

Ganz banales Problem, der Scanner unterstützt keine standartisierte TWAIN-Schnittstelle, sondern nutzt ein Herstellerspezifischen Zeug.

Wobei ich aber sagen muss, das der Scanner recht gut ist ( Fujitsu ScanSnap 1500 ), der scannt doppelseitig mit Einzelblateinzug und automatische Leerseiten-Entfernung.
So schnell wie der 50 Seiten doppelseitig in 600dpi / Farbe scannt ist schon genial ( für Zeitschriften, die ich so archiviere )

Die Software ist aber so umfangreich, das eine Datenübergabe an sehr unterschiedliche Programm möglich ist, ich mache einfach direkt PDFs daraus und geben denen direkt den richtigen Namen und feritg. Dann brauche ich die Files nur noch in die entsprechenden Ordner verschieben.
So scanne ich aktuelle alles was sich in 1 bis 2 Wochen angesammelt hat in max. 10 Minuten weg.

Problematisch ist nur noch der Berg an alten Unterlagen, die digitalisiert werden müssen, der wird nicht kleiner.

Einziger Nachteil des Scanner, der hat nur USB und kein LAN, habe mir aber mit einem USB-Server beholfen, der 4 USB-Anschluss ins Ethernet umsetzt, das funktioniert super.

Zitat

Original geschrieben von frank_aus_wedau
Hat der Fujitsu auch keine WIA-Schnittstelle

Nö, meines Wissens auch der Nachfolger nicht, der aktuell noch verkauft wird.

Die wollen ihre eigene Software aufdrängen, aber wie gesagt, die funktioniert ganz gut, erstellt auf Wunsch auch direkt durchsuchbare PDFs, daher sehe ich kein Grund, andere zu nehmen.

Paperport werde ich wahrscheinlich garnicht nutzen.

Hab letztes mal einen Index über alle Dokumente erstellen lasse, das hat erstens die ganze Nacht gedauert und der hat sich an jedem PDF verschluckt, welches vom Onlineshop per Password gesichert ist.

Nette software aber eigentlich überflüssig.

Nur so als Tip:

In der aktuellen c't ist ein kleiner Artikel zu dem Thema drin ( 4 Seiten + 1 Seite zu Rechtlichem ), geht aber mehr um die geschäftliche Nutzung.

Transkription

Nur mal so aus Neugier: Nutzt hier jemand eventuell Software zum transkribieren von Sprachaufzeichnungen? Wenn ja, würden mich Erfahrungsberichte informieren, was ihr im Allgemeinen davon haltet.

Mit Dragon auf Englisch kann man echt beachtliche Ergebnisse erzielen. Ich weiß jetzt nicht, in welcher Form Dragon in Windows implementiert wurde. Jedoch die Standalone Versionen, die anscheinend für verschiedene Branchen auch optimiert werden, laufen ziemlich gut, zumindest in Englisch.

Wie dem auch sei, bis wir dahin ankommen, dass man z.B Interviews oder komplette Dokumente per Spracherkennung transkribiert - da vergehen noch einige Jahre, da die Verlässlichkeit bei der Worterkennung, bei schlechter Signalqualität, oder bei Dialekten noch lange nicht gewährleistet wird. Deshalb ist es auch unumgänglich "händisch" zu transkribieren, also das Memo abspielen, und hierzu dann selbst lostippen. Dazu gibt es viele spezialisierte Programme.