Buchhaltung: Wie Reklamationen korrekt dokumentieren?

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Original geschrieben von Quindan
Klar, das wäre dann ein Kunden-DOA. Es kann ja dann normalerweise nachvollzogen werden, ob der Fehler schon beim Kauf bestand (bspw. abgerissenes Kabel, oder komplett ohne Funktion).

Am Wahrscheinlichsten sind wohl die beiden Fälle...
- Ware gibt nach ein paar Wochen beim Kunden den Geist auf - dann ist sie ja bereits verkauft und gehört nicht mehr zum Vermögen des Unternehmens; oder:
- Ware ist angenommen und eingebucht worden, entpuppt sich dann aber als defekt (z. B. neue Festplatte funktioniert nach Einbau nicht). Das kann ja sowohl nach Verkauf beim Kunden passieren wie auch vor dem Verkauf, wenn sich die Ware noch im eigenen Bestand befindet

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Original geschrieben von Quindan
Ansonsten (wenn obiges nicht geht): ihr bucht ja das defekte Gerät des Kunden wieder in den Bestand eures Unternehmens. Aber als was denn? Als normale, verkaufsfähige Ware? Das sollte dann doch als Reparatur- oder Kundengerät in euren Bestand wandern... Und wenn ein Artikel im Verzeichnisstamm auf der Defektliste steht, gehört es ja nicht zum Vermögen des Unternehmens. bErgo gäbe es da bei einer Prüfung nichts zu beanstanden. Und ja, wenn ihr das dann zum Hersteller, bzw. zur Reparatur schickt, muß das dann als Defektretoure, bzw. Reperaturlieferschein gebucht werden Wie habt ihr das denn bisher gemacht? :confused:

Nein, die Kundenware wird bislang gar nicht in die Warenwirtschaft eingebucht. Der für die RMA-Abwicklung Zuständige führt das ganz unabhängig mit einer Excel-Tabelle und mittels eines hauseigenen Programms. Bei vielleicht 15-20 RMA-Fällen im Monat ist das rein logistisch auch kein Problem und funktioniert.

Nach Protest des Buchhalters stellt sich aber die Frage ob das so okay ist, ob also diese Form der Handhabung und internen Dokumentation ausreicht - oder ob die RMA-Abwicklung mittels der zertifizierten Warenwirtschaftssoftware gemacht werden MUSS weil alles andere bei einer Steuer- oder Betriebsprüfung nicht akzeptabel wäre.

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Original geschrieben von Quindan
Wenn dann die Geräte eh nicht zum Unternehmensvermögen zählen, weil sie "offiziell" gar nicht da sind, ist doch alles klar. Da kommt sich nichts in die Quere. Denn ihr habt ja eine eigene RMA-Abteilung, die dann, so wie du es schreibst, unabhängig vom WWS läuft. Ergo hat der Buchhalter dort - was die Defektgeräte angeht - nichts zu suchen

Na das ist eben der Knackpunkt.

Der Buchhalter steckt seine Nase überall herein und muss ab und zu "zurück auf den Hundeplatz geschickt werden" damit er nicht übermütig wird...

Die Frage ist aber ob er nicht in diesem Fall Recht hat. Manche Waren fallen ja bereits vor dem Verkauf als defekt auf, z. B. wenn man einen individuellen Rechner baut und dabei feststellt, dass irgendeine Komponente nicht funktioniert.

Der Buchhalter argumentiert nun, dass sich diese Ware, die ja zum Firmenvermögen zählt und laut Warenwirtschaft im Laden ist, de facto während des RMA-Prozesses aber nicht im Haus befindet. Bei einer Betriebsprüfung, Inventur oder einfach im Bezug auf den Bestand wäre also eine Abweichung da, die nicht sein darf.
Mit Kundenwaren im RMA-Bereich wäre andererseits zusätzliches Material im Laden, bei dem - außer mit einem "Laufzettel" - keine ausreichende Erfassung/Dokumentation vorhanden sei.

Der RMA-Mann argumentiert, dass mit seiner Excel-Tabelle und dem Aktenordner mit Kopien der RMA-Unterlagen zu dem Fall eine Dokumentation über den Verbleib der Waren vorhanden sei. Bei einer Betriebsprüfung sei also keine Ware "verschwunden" sondern der Aufenthaltsort nachvollziehbar.
Bei der Inventur werde er die gerade in der RMA befindlichen Waren berücksichtigen, bei ca. 15-20 Posten kein allzu großes Problem.
Der Fehler im Bestand sei nicht vorhanden da sich Ware, die zur RMA versendet würde, zwar nicht im Laden befände, aber weiterhin dem Firmenvermögen zuzurechnen sei, auch wenn der Aufenthaltsort nicht das Ladenlokal sei.

Die Frage, um die es mir geht, ist, ob das bisherige (funktionierende) Verfahren beibehalten werden kann - oder ob der Buchhalter dahingehend Recht hat, dass eine ordentliche Führung der RMA-Vorgänge über die Betriebssoftware laufen MUSS weil die "Excel- und RMA-Zettelwirtschaft" bei einer Prüfung nicht akzeptabel wäre.

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Original geschrieben von Quindan
Schwierige Frage. Wenn du schreibst, daß das bisherige Verfahren so funktionierte, soll sich der Buchhalter mal entspannen. Es ist ja bestimmt schon mal eine Prüfung durchgeführt worden. Gab es da Beanstandungen?

Aber natürlich kann man, wenn er das so will, die "Zettelwirtschaft" abschaffen, indem man alles über das WWS bucht - das ist halt einfacher und vllt. besser nachzuvollziehen, weil alles über einen Buchungsvorgang, bzw. die entsprechende Nummerierung läuft (sprich: es sieht besser aus :D)

Ist halt die Frage: wen stört es? Nur den Buchhalter? Oder ggf. die Behörden? Solange alles entsprechend dokumentiert (und nachvollziehbar) ist, sollte es (egal bei wem) keine Probleme geben.

Quindan, danke für deine Antworten! :top:

Die WWS ist nicht so der Hit und deswegen läuft's halt im RMA-Bereich schneller, einfacher und effektiver mit einem Laufzettel und Excel-Tabelle.

Das störte bisher niemanden, Prüfung durch Behörden gab es noch nicht, aber das Argument, dass hier ein unprofessionelles Parallelsystem etabliert wurde anstatt die vorhandene WWS zu nutzen und damit alle Vorgänge in einem Guss zu haben, ist nicht von der Hand zu weisen.

Insofern wäre interessant zu wissen ob die Argumentation der Buchhaltung - "Es MUSS mit der WWS gemacht werden" - tatsächlich stimmt, oder ob es in Wirklichkeit mehr ein "Ich hätte es gerne so" ist, bei dem die Fehlerhaftigkeit der bisherigen Handhabung / Alternativlosigkeit zur Umstellung nur behauptet wird.