Buchhaltung: Wie Reklamationen korrekt dokumentieren?

Hallo,

man nehme ein kleineres IT-Systemhaus, das relativ viel Hardware verkauft. Zwischen der Buchhaltung und den "Warenwirtschaftsleuten" kam nun die Diskussion auf wie zur Reparatur versandte Waren korrekt dokumentiert werden.

Wenn es z. B. gegenüber einem Kunden einen Vorabtausch für ein defektes Gerät gibt, oder auch wenn Ware schon defekt vom Lieferanten kommt, befindet sich die Ware ja im Bestand des Unternehmens. Wird die Ware nun zum Hersteller oder Lieferanten geschickt damit eine Reparatur vorgenommen werden kann stimmt ja der Warenbestand zeitweise nicht: in der Warenwirtschaft wird der Artikel als Bestand geführt, de facto ist er nicht da...

Wie wird das korrekt gehandhabt? Wenn es eine Betriebsprüfung gäbe hätte man ja das Problem, dass Ware faktisch nicht im Regal liegt, die laut Rechner aber eigentlich da sein müsste...

Vielen Dank für eine Antwort!

Danke für die Antworten! :top:

Das heißt: man erstellt einen Reparaturlieferschein...?! Die eigene Ware kann ja direkt darauf gebucht werden (wodurch sich der Lagerbestand entsprechend verändert). Bei durch Kunden nach dem Kauf reklamierte Ware muss es zunächst einen speziellen Wareneingang für diese Kundenware geben, dann RMA über den Reparaturlieferschein.
Nach Rückkehr der Ware dann entsprechend wieder einbuchen und die Ware der Kunden per Lieferschein etc. wieder an diese zurück? Klingt logisch, ist aber ein riesiger Verwaltungsaufwand um die Reklamation einer Festplatte, eines Mainboards oder was auch immer abzuwickeln...

Quindan, DOA wäre ja insofern einfach als die Ware in dem von dir beschriebenen Fall erst gar nicht als Wareneingang gebucht werden würde, sondern man bei Beschädigung des Pakets gleich die Annahme verweigern könnte. Wenn das Paket aber äußerlich okay ist hat man die Ware ja normalerweise angenommen und in der eigenen Warenwirtschaft eingebucht. Oft fällt einem ja erst später auf wenn Dinge defekt sind.

Die Frage ergab sich daraus, dass der RMA-Mann seine Vorgänge bisher mit einer simplen Excel-Tabelle kontrolliert um einen Überblick zu haben. Das funktioniert bei den paar Vorgängen in dem Laden auch gut.
Das Anschreiben an die Lieferanten oder Hersteller erstellt er mit einer Verwaltungssoftware (GS Auftrag). Dabei wird die Software aber nur als "Schreibmaschine" benutzt, er erstellt also einen Reparaturlieferschein, in dem aber nur der Text "... bitten um Reparatur / Austausch / Gutschrift der auf den in Kopie beiliegenden Rechnungen markierten defekten Waren..." steht.

Nebenbei benutzt die Werkstatt in dem Laden eine kleine, selbst geschriebene Software, mit der sie Rechnerreparaturen begleiten / dokumentieren. Welcher Techniker hat wann an welchem Kundengerät gearbeitet, wie ist der Stand etc.
Innerhalb dieses kleinen Programms dokumentiert der RMA-Mann auch seine Vorgänge, damit die Werkstatt informiert ist (falls die auf einen reklamierten Artikel warten oder einen Kunden am Telefon haben, der nach dem Stand seiner Reklamation fragt).

Dieses System hat sich leidlich gut eingespielt.

Der Buchhalter möchte nun die RMA-Vorgänge nur (oder zusätzlich) im GS Auftrag abgewickelt sehen damit bei einer Betriebsprüfung oder Inventur - und "aus Prinzip" - eine richtige Dokumentation der Waren in der RMA-Abwicklung gegeben ist.

Das stößt aus mehreren Gründen auf Widerstand wäre dann aber wohl der korrekte Weg...

Klar, da müsste dann wohl eine 2. Datenbank für Ware, die Kunden gehört, eingerichtet werden...