Papierloses Büro?!? Dokumente scannen...

Ich mache das Scannen aller Briefe, Rechnungen, etc. schon seit ca. 6 Monaten.

1) Ich bewahr alle wichtigen Dokumente auf. Nach einigen Jahren kann man die je nach Lustigkeit in den Müll schmeissen. Einige "Antiquitäten-Freaks" bewahren die eigenen Dokumente als Erinnerungsstück gerne länger. Ich mache es nicht so, da ich konsequenter geworden bin, nachdem die Akten immer länger wurden.

2) Bitte nur als JPG! Das Öffnen von vielen JPG Datein geht extrem schnell als das Öffnen von zig PDF Dateien. Aber Achtung: gute Auflösung bedeutet auch, höheres Volumen, so dass die Platte schnell voll wird. Ich habe 300dpi Graustufe, wobei ich vom Endergebnis zufrieden bin, da ich super zoomen kann und trotzdem alles messerscharf erkennen kann. So ein JPG Bild nimmt so ca. 0,6MB. Ich nehme nur Graustufe, denn Farbe muss eh nicht sein (außer bei wichtigen Dokumenten wie Zeugnisse & Co)

Jpg ist ein Grafikformat, ein komprimiertes dazu. Ich meine, dass das Öffnen der Dateien - wenn es denn schneller sein mag - nicht das wichtigste Argument ist. PDF bietet sich an.

Zitat

Original geschrieben von Pankoweit
Jpg ist ein Grafikformat, ein komprimiertes dazu. Ich meine, dass das Öffnen der Dateien - wenn es denn schneller sein mag - nicht das wichtigste Argument ist. PDF bietet sich an.

Welchen Vorteil hat denn PDF gegenüber JPG konkret?

Wenn dann richtig und PDF/A nehmen, inwieweit ein Lanzeitarchivformat auch eine Langzeitunterstützung findet ist, ist nach wie vor unklar. Aber die paar Jahre für die meisten Dinge im Privatbüro (Rechnungen etc.) sollte es reichen.

MfG Kai

Wir scannen auch alle Rechnungen als PDF bei uns im Laden. Größter Vorteil: Du kannst nach Nummern und Text in den Dokumenten suchen. Das geht bei JPG´s nicht.

Zitat

Welchen Vorteil hat denn PDF gegenüber JPG konkret?

Das ist, als fragte man nach dem Vorteil von Birnen gegenüber Äpfeln

Jpg ist ein komprimiertes, verlustbehaftetes Grafikformat. Es wird vornehmlich für Grafiken mit Millionen von Farben eingesetzt, also Fotos. Pdf ist ein Dokumentenformat und damit für den gewünschten Zweck das Mittel der Wahl.

Zitat

Original geschrieben von KnallFrosch
Und wie bekommt man die Dokumente ins PDF/A-Format?

Eigentlich war das nur etwas ironisch gemeint, da das ein Langzeitarchivformat ist und fürs Heimbüro etwas, sagen wir mal "overdressed" ist. Ein "normales" durchsuchbares PDF sollte reichen. Und falls doch Bedarf besteht, alle aktuellen Versionen von Adobe Acrobat können das. Wobei Standard nur erstellen kann und keine bestehenden Dokumente auf Kompatibilität prüft.

MfG Kai

Zitat

Original geschrieben von KnallFrosch
Und wie bekommt man die Dokumente ins PDF/A-Format?

Muss dazu mit OCR-Erkennung eingescannt werden?

Ne, nicht dass ich wüsste. Wir scannen mit nem normalen Canon Lide 80 und Adobe Acrobat.