Mensch, Totti.... ist doch schon alles erklärt 
- Entweder investierst in eine Exchange Lösung, die sollte in der Regel auch einen Sync von Terminkalendern / Gruppentermine usw usw... bieten oder
- du bleibst bei einem 10€ webserver, der dir die mails per IMAP liefert. Durch IMAP sind aber nur deine emails syncron. Termine und Kontakte müsste man dann entweder über ein kleines webseitenbasiertes Script erledigen (z.B. über http://www.termine.larry.de zu erreichen... mit passwortschutz etc...) oder ein Zustztool für Outlook, was den Sync der Termine macht. sowas gibt es auch als freeware oder gegen wenig Geld haufenweise... einfach mal googeln!
Ich persönlich würde bei der kleinen Firmengröße die webbasierte Variante bevorzugen. Der Vorteil ist, das du nicht an Outlook gebunden bist, sondern von jedem x-beliebigen Rechner auf deine Termine zugreifen kannst. Bei der IMAP + Tool-Extension Variante...
Mit IMAP ist doch auch problemlos eine webmail Lösung ähnlich Outlookwebacces möglich...
Im Endeffekt sind das alles ein bisschen weit Bastellösungen, aber exchange ist leider so Schweineteuer bzw. unflexibel wenn man es hosten lässt das es sich meiner Meinung nach lohnt und auch in der täglichen Anwendung genausogut funktioniert...