Archivierung / Dokumentenmanagement - Haltbarkeit von Medien? Backup Ideen?

    [Vorgeschichte]
    Ich habe mich entschieden, ALLE Dokumente elektronisch zu archivieren. Vor ca. 3 Monaten begann ich zu testen, unter anderem ELO-Office, Paper-Port, Paper-Office... auch ein paar Freeware/Open Source Lösungen waren dabei; aber irgendwie gab es für mich persönlich keine stimmige Lösung.
    Es scheint jedenfalls noch nicht DAS perfekte Programm (für mich) zu geben.


    Da ich ein Multifunktionsgerät mit Einzug habe, bot es sich dennoch an.
    Ich habe mich dann entschieden, das ganze einfach über PDF und normale Ordner abzuwickeln. Denn ein Riesenproblem bei vielen Programmen war später, dass man seine Daten unmöglich wieder aus dem Programm exportieren konnte.


    Jedenfalls hab ich nun gut und gern 1500 Seiten durch und beginne jetzt langsam meine Studienunterlagen einzuscannen.
    Schade wäre natürlich, wenn die bisherige Arbeit verloren ginge.
    [/Vorgeschichte]


    Die Frage ist nun nach der optimalen Sicherungsmöglichkeit.
    Meine bisherigen Ideen waren folgende:
    Das ganze (ich nenns jetzt einfach mal so) Dokumentenmanagement liegt auf meinem PC1. Aufgrund 2er Wohnorte, macht es wohl Sinn, das ganze auch noch auf den PC am Wohnort 2 zu kopieren, also PC2.


    Zusätzlich wäre mit Sicherheit eine kleine externe Festplatte sinnvoll, auf der die Daten noch verweilen können.
    1x im Monat / 1x im Quartal (je nach Aufkommen) wird noch eine Sicherung auf DVD gebrannt und die Festplatte aktualisiert.


    Fragen
    - Was habe ich vergessen?
    - Macht eine Ablage im Internet Sinn (Sync gibt Probleme, wahrscheinlich wegen den langen Dateinamen)
    - Welche Festplatten sind denn besonders langlebig?
    - Welche Rohlinge sind denn besonders langlebig?

    "Irgendwie haben die Leute das mit der Meinungsfreiheit falsch verstanden, man darf eine Meinung haben, man muss nicht. Wenn man keine Ahnung hat, einfach mal Fresse halten."
    - Dieter Nuhr

    Jetzt ist natürlich die Frage wie viel Dir deine Daten wert sind! Eine vom Aufwand her relativ einfache Lösung, ist ein Raid 1 d.h. Du hast zwei HDs in deinem PC auf denen exakt dieselben Daten sind.


    Das deckt natürlich nur den defekt einer HD ab (was aber die häufigste Ursache für Datenverlust ist) bei Wasserschäden, Diebstähle usw. bringt ein RAID nichts!


    Parallel dazu könntest Du die Daten jeden Monat auf einer externen HD abspeichern und auf Deinem zweit PC (bevorzugt in einer anderen Wohnung) speichern.


    Damit sind Deine Daten schon recht sicher.


    Eine alternative wäre (bei schnellem I-net Anschluss) die Daten auf einem externen Server speichern und dann von Deinen beiden PCs immer auf aktuelle Daten zugreifen zu können. Der Vorteil dabei ist, dass sich der Admin des gemieteten Speicherplatzes um die Sicherung der Daten kümmert.

    Umm.. bin ein wenig skeptisch bei fremdem Speicher. Wenn dann würde ichs nur verschlüsselt ablegen; Aber das heißt, ich muss entweder jede Datei einzeln verschlüsseln, oder Packen und dann verschlüsseln.


    Ich befürchte aber auch fast, dass es ein zu hohes Volumen ist. Ich bin jetzt bei cac. 200 MB und habe wie gesagt ca. 1500 Seiten drin (1 Seite = ca. 120kb, sw).
    Aber ich schätze von meinem ganzen Papierkrieg habe ich bisher 1/5. Und ein Großteil vom übrigen muss auch noch farbig sein, sprich ich rechne am Ende mit ca. 1 - 5 GB Datenaufkommen.


    Raid ist in sofern eigentlich überflüssig, weil es ja hauptsächlich gegen Ausfall schützt. In meiner Frage ging es weniger um die Ausfallsicherheit, als die Angst vor einen möglichen Verlust.
    Wichtige Original Dokumente werden sowieso in den Ordnern irgendwo verstaut; ein Teil (Telefonrechnungen z.B. :D ) aber würde ich nicht behalten.
    Darum die Frage nach der höchsten Langlebigkeit.


    Ich hatte es vor kurzem, dass mein USB Stick Daten verloren hat. Und inzwischen ist es leider auch so, dass ich vereinzelt, alte (>5 Jahre) CDs nicht mehr lesen kann.


    Gibt es eigentlich Programme, die Ordner Passwortschützen / Verschlüsseln können?

    "Irgendwie haben die Leute das mit der Meinungsfreiheit falsch verstanden, man darf eine Meinung haben, man muss nicht. Wenn man keine Ahnung hat, einfach mal Fresse halten."
    - Dieter Nuhr

    Welche Software eignet sich denn überhaupt um relativ einfach über einen Einzugsscanner Dokumente in PDF zu wandeln?

    CDs und DVDs kann ich nicht empfehlen, da es nach ein paar Jahren zu Datenverlusten kommen kann. Ich denke eine externe Festplatte ist am sichersten.
    Zum Verschlüsseln kannst du Truecrypt nehmen, aber du solltest beachten, dass so Lösungen im Laufe der Zeit auch Probleme machen können, wenn du z.B. in 10 Jahren kein Windows XP mehr hast, wo du dann Truecrypt oder ähnliches installieren kannst. Ich würde alles unverschlüsselt als PDF speichern, das dürfte am langlebigsten sein.

    Die wirklich wichtigen Dokumente werden auf säurefreiem Papier ausgedruckt, in Bleibehälter getan und irgendwo im Salzbergwerk gelagert.
    Alternativ dazu gehen auch Mikrofilme in ähnlichen Behältern.


    Aber an sowas hast Du wohl nicht gedacht?


    Also die billigere Strategie: man speichert seine geliebten Daten auf mehren Medien unterschiedlicher Art ab und lagert sie räumlich getrennt. Alle paar Jahre, wenn sich ein Medienwechsel ergibt (Diskette->CD-Rom-DVD-HDD->Bluray->gigantische Flashspeicher) wird umkopiert (wieder redundant und räumlich getrennt. Das ganze wiederholt man alle paar Jahre bis an sein Lebensende.


    Dabei ist zu beachten, die Daten möglichst im Rohformat zu speichern, oder wenn das platzmäßig nicht geht, im allerverbreitetsten Format. Bei Bildern bietet sich unkomprimiertes TIF oder BMP an, da diese Formate praktisch von fünfzeiligen Programmen gelesen werden können.


    Bei Audio wäre das WAV, das ist praktisch auch roh und linear.


    Der Hintergrund ist der, dass praktisch nach ca. 15 Jahren keine Laufwerke mehr verfügbar sind, die ein Medium abspielen können. Aber bereits nach 5-10 Jahren gibts schon kaum noch Programme, die mühelos ein Spezialformat lesen können. Paradebeispiel ist Microsoft Word, da können teilweise Versionen, die zwei Generationen weiter sind, ältere eigene Dokumente nicht mehr korrekt darstellen.


    Auch das so beliebte PDF wird in 20 Jahren wohl keiner mehr lesen wollen. Wer erinnert sich noch an Wordperfect? Ist gerade mal 15 Jahre her, und es kennt keiner mehr. In 20 Jahren lebt wahrscheinlich keiner mehr der Programmierer von Wordperfect, der einem für ein hohes Honorar einen Dekoder schreiben könnte.

    Ich würde dir einen Sharepoint-Server empfehlen, denn kannst du relativ günstig einkaufen bei diversen Hostern. Das ist eine sehr saubere Lösung.
    Das Backup löst sich dadurch, du hast die Daten überall verfügbar.


    Sicherheit sollte da kein Thema sein, bei einem seriösen Hoster muss die Sicherheit korrekt implementiert sein.


    Damit kannst du dann auch User anlegen und diesen Usern Berechtigungen geben, damit sie Sachen anschauen können, die sie interessieren könnten.
    Gemeinsame Arbeit an Dokumenten, Versionisierung, direktes Online-Bearbeiten, tolle Office-Integration und vieles mehr.


    Alternativ bietet sich natürlich die Möglichkeit an, einen NAS-Server (grob gesagt: Netzwerkspeicher) zu machen mit einem RAID, diesen dann periodisch auf eine externe Festplatte backupen und die Festplatte extern auslagern.
    Mittels dyn-dns/statischer IP & FTP-Server könntest du dann sogar von überall auf deine Dokumente zugreifen, bedingt jedoch einen halbwegs schnellen Upstream.


    Backup auf DVDs würde ich nicht, heute sollte ja Backup to Disc der Standard sein.


    Kostenmässig fragt es sich... Ein Sharepoint kostet monatlich etwas, ein NAS / Festplatte kostet in der Anschaffung relativ viel. Ich würde für diesen Zweck zum Sharepoint tendieren.


    Was für ein Format - eine gute Frage. docx-files / pdf.. Viel anderes bleibt dir ja nicht übrig. Die Microsoft-Open-XML-Formate (docx / xlsx / pptx) eignen sich gut und, ich würde sagen, sind auch halbwegs zukunftsicher. Und es gibt von Microsoft Tools, um alte doc-Files auf docx umzurüsten. Das wird es bei einem erneuten Wechsel sicher auch geben.
    Bei gescannten PDF ist allerdings die Grösse ein Problem, wenn der Scan-to-PDF-Engine nicht so toll ist. Ich habe letztens interessantes festgestellt, habe ein 22-seitiges Dokument gescannt. Das hatte dann gegen 10 MB. Nachdem ich es mit dem Acrobat Writer gespeichert hatte, war es noch 1 MB gross, also eine Reduktion um 90%. Du siehst, damit kann man viel ändern was das Gesamtvolumen angeht.
    Zusätzlich mit Texterkennung und sauber gescannt, sollte noch mehr reduziert werden können.


    Ich hoffe das gibt dir etwa eine Idee.. :) Ansonsten einfach Nachhaken!

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    Zitat

    Original geschrieben von dan21
    Zum Verschlüsseln kannst du Truecrypt nehmen, aber du solltest beachten, dass so Lösungen im Laufe der Zeit auch Probleme machen können, wenn du z.B. in 10 Jahren kein Windows XP mehr hast, wo du dann Truecrypt oder ähnliches installieren kannst. Ich würde alles unverschlüsselt als PDF speichern, das dürfte am langlebigsten sein.


    Truecrypt läuft unter XP, Win2000, Vista und auch Linux. Anbei: Es sind jetzt noch genügend Win95 CDs in Umlauf, dann werden in 10 Jahren auch noch XP-CDs zu haben sein. Und wenn Microsoft sich nicht anstrengt, dann ist in 10 Jahren XP sowieso noch "aktuell".... :D

    wenn das bios in den nächsten jahren ausstirbt, dann wird windows XP aber auf neuen computern nicht mehr so einfach laufen. udn ob truecrypt in 10 jahren noch auf den neuen linux-versionen oder windows läuft ist auch die frage.....

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