Ich hab mir auf Grund einiger schlechter Erfahrungen folgende Vorgehensweise angewöhnt, die kostengünstig und IMHO sicher ist:
1. Das Schreiben wird zweimal ausgedruckt, das Original unterschrieben.
2. Ein zweite Person bestätigt auf der Kopie kurz handschriftlich folgendes: "Das Original dieses Schreibens wurde heute (Datum Uhrzeit) in meinem Beisein einkuvertiert und zur Post gegeben.
3. Versand als Einwurf-Einschreiben: Der Empfänger hat keine Chance mehr, den Zugang zu verhindern, indem er das Einschreiben einfach nicht abholt. Der Zugang kann im Zweifel durch die Unterschrift des Briefträgers nachgewiesen werden, dass er den Brief in den Empfänger-Briefkasten eingeworfen hat (damit ist der Zugang bewirkt).
4. Der Versandbeleg der Post wird an die Kopie geheftet.
Das Risiko, dass der Brief auf dem Postweg verlorengeht, habe ich bei jeder Versandart, das lässt sich gar nicht vermeiden (selbst bei Versand als DHL Paket). Das Risiko, dass das Schreiben beim Empfänger verlorengeht, kann mir in dem Fall egal sein, weil der Zugang bewirkt ist und nachgewiesen werden kann.